Analyses d'ouvrages

2000: La Gestion électronique documentaire: manager les flux d'information dans l'entreprise

 par Jean-Yves Prax ; préf. Pierre Lacoste
Paris : InterEditions, 1998. 208 p.
(Collection Informatiques, Stratégies et systèmes d'information)
Bibliographie, schémas, illustrations, index.- ISBN 2-225-82931-4

Cet ouvrage, comme son titre l'indique, est un ouvrage technique et non de réflexion sur un sujet que l'auteur connaît bien, la capitalisation des connaissances en entreprise. Il se situe en préliminaire à tout projet de ce type, avec une préconisation introductive, à savoir qu'"il est préférable et plus économique de se préoccuper de capitalisation d'une connaissance lorsqu'on est encore dans le contexte de sa production, c'est-à-dire dans l'action".

Jean-Yves Prax, directeur du cabinet CorEdge, est l'auteur de nombreux écrits sur la capitalisation des connaissances. Il est également chargé d'enseignement à l'Institut d'études politiques de Paris et à l'Université Paris I-Sorbonne.

La mise en place d'une gestion électronique de documents (GED) soulève de nombreuses questions, car elle bouleverse radicalement la manière d'accéder aux documents. Les outils de la GED sont décrits dans maints ouvrages techniques. L'objectif de J.-Y. Prax est de préciser comment il est possible d'intégrer des fonctions de gestion documentaire dans un workflow, un groupware ou un intranet. La GED est bien entendu incluse dans sa réflexion.

D'une lecture linéaire très aisée, cet ouvrage se compose de cinq parties qui peuvent être appréhendées distinctement. La mise en place d'une GED (I) est un projet en soi, avec une méthodologie et un mode de pilotage appropriés : les principes fondateurs de la GED sont détaillés, puis l'analyse par les usages, la conception d'un module pilote et enfin l'analyse de l'offre. Une grille comparative permet de visualiser les différentes solutions GED possibles. La chaîne GED, techniques et fonctions (II) présente le processus au cours duquel se succèdent les fonctions d'acquisition du document numérique, de formatage, de traitement, d'indexation. Le stockage, la recherche, la consultation et la diffusion sont les autres fonctions développées. Le document numérique : structure, architectures, sécurité et aspects juridiques (III) est un chapitre important qui expose le travail réalisé par les organismes de normalisation sur la standardisation des formats et la structuration des documents. Le document numérique est alors qualifié de "document portable, multimédia, composite et distribué". Cependant, les aspects sécuritaire et juridiques sont peu développés et il sera nécessaire pour le lecteur intéressé par ces questions de se reporter à d'autres ouvrages. La GED et les NTIC (IV) examine le groupware, le workflow et l'édition électronique : ce chapitre n'est cependant pas exhaustif, mais il étudie les interactions entre ces techniques et la GED. Technologies avancées de gestion documentaire (V) clôt cet ouvrage en mentionnant plus particulièrement les agents de veille documentaire, les clusters sémantiques ainsi que les méthodes utilisant des procédés mathématiques, bibliométriques, l'analyse sémantique ou linguistique. La maîtrise du flux d'information apparaît comme un enjeu important pour l'entreprise. Tout en insistant sur les outils ("catalyseurs du changement") qui permettent d'améliorer la gestion documentaire, J.-Y. Prax met en évidence un autre enjeu dans un contexte qu'il qualifie de "nouvel enjeu cognitif" : l'acteur, tout en étant consommateur, est potentiellement producteur d'information. Mais au-delà de cette assertion, c'est la somme d'efficacités individuelles aboutissant à l'efficacité du groupe qui est visée.

Critique parue dans Documentaliste, sciences de l'information, 2000, vol. 37, n° 3-4, pp. 242-243.

Cop. JP Accart, 2007