Analyses d'ouvrages

2004: La Gestion documentaire selon l’ISO 9001

Laurent Lévêque
Saint-Denis La Plaine : AFNOR, 2003

En 59 pages, Laurent Lévêque (ingénieur conseil pour la qualité et auteurs d’ouvrages sur le sujet) nous livre l’essentiel de la gestion documentaire. On peut se demander à la taille et au nombre de pages d’un tel ouvrage comment cela est possible. Mais regardons de plus près : à la question, pourquoi gérer un système documentaire ? (la question mérite donc encore d’être posée), l’auteur répond à juste titre qu’il est nécessaire de formaliser des pratiques, d’enregistrer et de contrôler les informations sur un produit ou un service, de mettre à disposition des éléments servant à la formation des nouveaux venus et, enfin, de faire circuler l’information dans l’entreprise. L’approche est donc nettement une approche qualité, et également gestion des connaissances. Le système documentaire est à la fois procédure, instruction, enregistrement et donnée dans une approche processus telle qu’elle est exigée par la norme ISO 9001 (version 2000). Les processus de l’entreprise sont ensuite décrits au nombre de trois : pilotage, réalisation du produit ou du service, support. Le document a un cycle de vie décrit de manière très précise (de sa conception à sa diffusion et à son archivage), il constitue un « enregistrement » qui doit être maîtrisé et avoir une traçabilité. La veille réglementaire et/ou normative est un complément indispensable au bon fonctionnement du système mis en place. L’informatisation est bien sûr nécessaire. Afin d’agrémenter de manière explicite sa démonstration, l’auteur donne des modèles standard de documents et de nombreux schémas illustrent son propos.

On l’aura compris (car malgré tout le titre est un peu trompeur sans l’être tout à fait), cet ouvrage est plutôt un mémento de la gestion des documents destinés aux décideurs, aux gestionnaires qualité ceci afin qu’ils appliquent la norme ISO 9001. Les documentalistes, à sa lecture, seront un peu désorientés, car bien qu’étant à la fois concis et dense, de nombreuses étapes en matière de gestion documentaire ne sont pas décrites complètement. Pour être vraiment satisfaisant, un ouvrage plus important serait nécessaire. Sa consultation peut cependant s’avérer utile pour clarifier certains points, mais il faut compléter cette information par la lecture d’ouvrages plus approfondis.

Critique parue dans Documentaliste, sciences de l'information, 2004, vol. 41, n° 2, p. 130.

Cop. JP Accart, 2007