Analyses d'ouvrages

2005: Construire le système documentaire. Qualité, sécurité, environnement

Benoît Naous
Saint-Denis La Plaine : AFNOR, 2003
42 p.
(Coll. A Savoir).
ISBN 2-12-505084-6 : 8,55 €.

En moins de 50 pages, Benoît Naous nous donne les clés pour la construction d’un système documentaire de qualité. Il ne faut pas se méprendre sur le titre de cet ouvrage : il ne s’agit pas du système documentaire tel que le conçoivent les documentalistes (généralement conçu à partir d’une unité physique – le service de documentation – afin d’assurer la diffusion de l’information), mais du système documentaire de l’entreprise, à savoir le type de documents nécessaires à la vie de l’entreprise, leur forme, leur contenu, leur archivage, les procédures à mettre en place. En ce sens, cet ouvrage est plus proche du domaine des archivistes. Pour un documentaliste, parler de système documentaire induit les notions de gestion de l’information, ou de système d’information. Ces termes n’apparaissent pas ici. Ceci posé, une telle lecture peut éclaircir certains points, notamment le sens pris par les termes « document » ou « système documentaire » dans l’entreprise : leur définition étant différente, elle élargit notre horizon de documentaliste et permet de mieux comprendre l’environnement documentaire de l’entreprise. L’objectif qualité fixé dès le départ dans la construction du système documentaire proposé est également un point à relever.

Benoît Naous, diplômé en études supérieures de chimie et de gestion de l’environnement, est consultant-formateur au CSP, entreprise internationale de formation et de conseil établie en France et dans une dizaine de pays. Voici, en résumé, les principes-clés qu’il propose pour la construction du système documentaire:

• choisir un référentiel pour la mise en place du système documentaire : trois standards internationaux pour la qualité, la sécurité et l’environnement s’imposent alors ;
• se référer aux exigences de la norme ISO 9001 : 2000 – systèmes management de la qualité ;
• énoncer pour chaque type de document son objectif et sa finalité pour l’entreprise.

Une méthodologie pour la mise en œuvre de la documentation est proposée : un comité de pilotage et un comité de rédaction sont à mettre en place ; les rédacteurs doivent être formés, les documents à intégrer choisis. Puis vient l’étape de la rédaction des documents eux-mêmes. Dans un objectif de bon fonctionnement et d’amélioration, un suivi est organisé. L’implication de la direction et des employés est indispensable pour réussir.

A la lecture de ce qui précède, la norme, le standard s’imposent à toutes les étapes de la démarche. Malgré une certaine rigidité, propre à toute démarche qualité, l’entreprise, pour fonctionner correctement, a besoin de définir ce qu’elle entend par document, les types de documents nécessaires à son fonctionnement et le circuit à mettre en place pour leur diffusion. Sans cela, « la gestion de la documentation est un véritable casse-tête pour l’entreprise » selon les mots employés en quatrième de couverture de l’ouvrage.

Critique parue dans Documentaliste, sciences de l'information, 2005, vol. 42, n° 1, pp. 71.

Cop. JP Accart, 2007