Communications

1994 - 4ème Conférence Européenne des Bibliothèques de Santé

Profil d'un spécialiste de l'information : le documentaliste hospitalier

Oslo - juin 1994

Aperçu historique sur la profession : du bibliothécaire au documentaliste

De la création des premières bibliothèques (la plus célèbre étant celle d'Alexandrie en Egypte construite au 3è siècle av. J.C.) au début du 19è siècle, les fonctions de bibliothécaire étaient confiées le plus souvent à des érudits, hommes de lettres ou ecclésiastiques. Leur rôle était celui d'un conseiller, d'un aide ; une collection de livres ne se géraient pas selon des règles très précises, mais le rôle indispensable de cette profession pour la société était devenu une évidence. Par ailleurs, il n'existait aucune structure de formation.
L'image du professionnel s'est construite sur cette réalité.

En 1751, un article de l'Encyclopédie de Diderot et d'Alembert définit la profession de la manière suivante :
"Bibliothécaire, celui qui est préposé à la garde, au soin, au bon ordre et à l'accroissement des livres d'une bibliothèque. Il y a peu de fonctions littéraires qui demandent autant de talent. ".

En 1821 est créée l'Ecole des Chartes.

Les années 1850-1900 sont une période de profondes mutations pour la profession et son personnel. On va faire alors appel à de véritables spécialistes pour diriger les bibliothèques. Léopold DELISLE, chartiste, fut un des premiers à insister sur le caractère proprement technique de la formation de bibliothécaire :
"la bibliographie, la bibliothéconomie sont devenues des sciences ou des arts dont la complication augmente d'année en année".

Le phénomène touche tout d'abord les pays anglo-saxons. On assiste à des tentatives de regroupement et d'organisation de bibliothécaires. Elles aboutissent à la constitution des premières associations professionnelles. Assurer la formation professionnelle des membres affiliés constituent une de leurs missions. C'est tout d'abord aux Etats-Unis, en 1876, la fondation de l'American Library Association (ALA) ; puis, en Angleterre, celle de la Library Association UK. Simultanément, est créée la première école professionnelle de bibliothécaires par Melvil Dewey, en 1887, à Columbia aux Etats-Unis.

Mais, en cette fin du 19è, les bibliothèques se sclérosent dans la conservation de leurs fonds anciens. Le public est restreint, le personnel mal formé.

En 1895, Paul OTLET et Henri LAFONTAINE, avocats belges, mettent en avant la notion de documentation : la définition qu'ils en donnent est très large ; elle englobe la bibliographie et est la science qui permet la fourniture de tous les documents sur un sujet donné. C'est un changement dans l'état d'esprit des bibliothécaires dont le métier était plutôt axé sur la conservation et l'érudition, et dans la conception du rôle des bibliothèques.

L'année 1935 voit la fondation de l'Ecole de Bibliothécaires-Documentalistes (E.B.D.) de l'Institut Catholique de Paris.
Après 1945, le terme de "documentation" s' impose : revues et écoles de documentation se développent.
En 1950, l'Institut National de la Documentation et des Techniques (INTD) est créé. L'informatique commence à être utilisée pour le traitement des données, et l'Information Scientifique et Technique se développe. On parle de plus en plus de recherche automatique, de gestion de documents. La notion de documentation s'affirme par rapport à celle de bibliothéconomie. L'information documentaire trouve ainsi sa place.

Les années 60 voient la création de l'Ecole Nationale Supérieure des Bibliothèques (ENSB, aujourd'hui l'ENSIB) et de l'Association des Bibliothécaires Documentalistes Spécialisés (ADBS). Les techniques de la documentation s'affirment avec l'exigence d'actualité et d'exhaustivité de l'information.

Depuis les trente dernières années, la fonction de documentaliste a beaucoup évolué. La gestion des documents est devenu primordiale dans un monde où l'information est prépondérante, et pour cela, les hôpitaux n'y échappent pas ; la fonction de documentaliste a donc pris tout son sens, son caractère utile et indispensable n'est plus à démontrer à l'heure actuelle.
De plus en plus spécialisé et spécifique, ce métier nécessite un niveau d'études supérieures correspondant à un BAC + 3 ou 4. De nombreuses formations existent : Institut National de la Documentation et des Techniques (INTD), Ecole de Bibliothécaires-Documentalistes de l'Institut Catholique de Paris (EBD), Institut d'Etudes Politiques (IEP), Institut Universitaire de Technologie (IUT), etc... On dénombre à l'heure actuelle 65 formations diplômantes accessibles en formation initiale ou continue.

Richesse et diversité de la documentation hospitalière

Depuis le début des années 1980, avec l'arrivée des nouvelles technologies, l'avancée du professionnalisme, la gestion de données en nombre croissant, la mise en place de réseaux locaux, la diversité des utilisateurs potentiels de la documentation hospitalière, une impulsion nouvelle a été donnée à la documentation au sein de l'hôpital.

Les hôpitaux publics se divisent en 3 catégories d'établissements :

• la première catégorie concerne le centre hospitalier régional (CHR) et le centre hospitalier universitaire (CHU) qui assurent des activités de soins, d'enseignement et de recherche dans des domaines très spécialisés.
• la deuxième catégorie concerne le centre hospitalier général (CHG) ayant une fonction d'hôpital de secteur, et qui peut également être spécialisé (hôpital psychiatrique, hôpital pédiatrique)
• la troisième catégorie concerne l'hôpital local qui regroupe l'hôpital-hospice et l'hôpital rural. Il dessert la population de régions éloignées des grandes agglomérations.
  Ces hôpitaux sont gérés par un conseil d'administration présidé par le Président du Conseil Général si l'hôpital est départemental, ou le Maire de la ville si l'hôpital est municipal.

Tous ces hôpitaux réagissent différemment par rapport à la gestion de leur documentation, qu'elle soit médicale, paramédicale, administrative ou technique. On assiste depuis ces dernières années à un intérêt croissant des équipes de direction et du corps médical pour la documentation au sein de l'hôpital. Aussi fait-on appel de plus en plus à des professionnels.

Le but de cet article est de faire le point sur cette actualité en évoquant plusieurs aspects particuliers :

1. un essai de définition du métier de documentaliste hospitalier : ses spécificités, son champ de compétences et d'action au sein de l'hôpital.

    

2. les nombreux éléments de réponse apportées "sur le terrain" par les équipes de direction, le corps médical, les documentalistes, l'Ecole Nationale de la Santé Publique (ENSP) de Rennes, ainsi que la mise en place de plusieurs associations professionnelles (ou mouvements associatifs) proches des besoins des professionnels .

Le métier de documentaliste hospitalier : essai de définition

Le Rôle des institutions

La Direction des Hôpitaux s'est intéressée au développement des bibliothèques médicales et a incité chaque hôpital à créer sa propre bibliothèque.
Une enquête de la Conférence des Présidents de C.M.E. (Commission Médicale d'Etablissement) en 1989 a synthétisé les réponses et a présenté des résultats très inégaux, mais qui, tous, reflétaient un réel besoin.
Les directeurs généraux des Centres Hospitaliers Universitaires ont également pris, en 1991, cette question à coeur.

Ainsi, les professionnels recrutés dans les hôpitaux publics pour prendre en charge des structures telles que bibliothèques médicales, paramédicales, administratives, centres de documentation etc doivent-ils correspondre de plus en plus à des profils déjà existants et définis.

Au sein des hôpitaux , on trouve :

• des archivistes,
• des bibliothécaires,
• et des documentalistes.

Aujourd'hui, on parle des "métiers de l'information" et plus généralement des " spécialistes de l'information".

Profil d'un spécialiste de l'information

Le profil d'un spécialiste de l'information, dans quelque domaine que ce soit, présente un certain nombre de traits communs, d'aptitudes communes. Dans tous les cas, il s'agit de:

• traiter de documents et d' informations spécialisées
• de maîtriser des techniques
• d'être au service des utilisateurs
• de montrer des qualités d' efficacité, d'ordre, de méthode, d'organisation, et d' imagination

De manière plus approfondie, on peut dire que ce type de métier spécifique et spécialisé possède des caractéristiques générales. Cette profession est en fait :

• un métier de service
• un métier de communication et de contact : dans la plupart des cas, le professionnel travaille en équipe ; à quoi s'ajoutent les relations personnelles avec les utilisateurs et les producteurs de l'information : ceci est déterminant pour l'efficacité du service.

Un spécialiste de l'information doit être capable de comprendre les demandes formulées, participer à la vie collective, attirer la confiance, bref communiquer.

Ce dernier aspect implique des connaissances et des aptitudes linguistiques et la capacité de s'exprimer clairement par écrit et oralement.

• un métier de curiosité envers autrui, les choses, les faits, les idées, les techniques.
• un métier d'évolution : actualisation des outils professionnels et des connaissances, souplesse d'esprit, adaptabilité, maîtrise des techniques

Le Statut de la profession

A l'heure actuelle, le statut de documentaliste hospitalier est inexistant, car la fonction publique hospitalière ne reconnait pas la spécificité de la fonction de documentaliste. Cela crée des situations statutaires très différentes selon les établissements hospitaliers qui possèdent des bibliothèques ou des centres de documentation.
Les personnes qui s'en occupent sont : agent de bureau, secrétaire, secrétaire médicale, infirmière, adjoint des cadres, chef de bureau, titulaire, contractuel, catégorie B ou A selon les cas, ... Tous les cas de figures sont donc représentés. La plupart du temps, l'évolution de la carrière est assez lente.
Cette situation pose également le problème de la reconnaissance du métier au sein de l'hôpital lui-même : il y a souvent confusion des titres et des compétences... A titre d'exemple, il n'est pas rare de se voir attribuer les titres suivants : secrétaire, informaticien, bibliothécaire, bibliothécaire en chef pour en arriver à la dénomination plus exacte de bibliothécaire-documentaliste !!!.
Le rôle et la fonction du documentaliste restent donc à déterminer.

On en arrive ainsi à une situation totalement paradoxale, où la spécifité de ce métier est de plus en plus grande, où l'arrivée de professionnels de la documentation a totalement changé l'optique des choses, mais où la profession en tant que telle n'est pas reconnue d'un point de vue législatif.

Le statut d'une profession est un ensemble de règles définissant les échelons hiérarchiques, les qualifications, les conditions de carrière, les avantages et les responsabilités attachés à chaque position, les niveaux de formation et d'expériences nécessaires.
Ce statut peut être établi au niveau national ou pour une branche d'activité ou un organisme particulier.

L'existence d'un statut est très importante, car il définit la situation de la profession dans son ensemble et permet d'y attirer et d'y conserver les personnes ayant le profil requis. En son absence, on voit les situations individuelles réglées de façon aléatoire et bien entendu repoussées vers le bas de l'échelle socioprofessionnelle, et ce d'autant que la profession ne constitue pas un groupe de pression suffisant. C'est le cas pour les documentalistes hospitaliers, bien que de plus en plus d'hôpitaux fassent appel à eux. A titre indicatif, on peut dire que le nombre de documentalistes en France est évalué à 20 ou 30 000. De plus, 1000 diplômes de documentation sont délivrés chaque année.

Structure de la profession

La structure de la profession s'articule schématiquement selon une série d'échelons :

paraprofessionnel (niveau d'exécution) :

ce sont les
tâches matérielles, assez élémentaires, confiées à des agents d'execution. Ce personnel doit être guidé et contrôlé. Il doit recevoir une initiation aux techniques documentaires.

professionnel (niveau d'adaptation) :

cela suppose un niveau de qualification professionnelle (catalogage, indexation, recherche bibliographique). Responsabilité et initiative sont nécessaires.

professionnel moyen (2è niveau de contrôle) :

avec une double base de connaissances en sciences et techniques de l'information et de connaissances dans une discipline donnée : ces tâches de supervision, de contrôle et d'organisation des différentes fonction de la chaîne documentaire demandent une solide formation professionnelle et générale, mais aussi une expérience du métier de quelques années. La capacité d'analyser, une vue globale de l'évolution et de l'utilisation des nouvelles technologies sont obligatoires.

professionnel supérieur et dirigeant (1er niveau de contrôle)

qui peut comprendre des niveaux plus ou moins distincts selon le stade de développement de l'infrastructure d'information .

Comme on peut le voir, les tâches dans les activités d'information sont définies par leur niveau de complexité, les connaissances techniques et générales qu'elles requièrent, les responsabilités qui leur sont attachées.

Dans les petites unités d'information, ces différents échelons tendent à se confondre par la force des choses. La profession comporte donc un groupe important de généralistes ayant éventuellement et de préférence une qualification dans un domaine ou dans une technique soit à un niveau moyen soit à un niveau supérieur. Dans les unités de taille plus importante ces tâches seront le plus souvent partagées, ce qui renforce l'esprit d'équipe dont doit faire preuve un professionnel de l'information. Dans les unités très importantes, il sera possible de faire appel à un spécialiste, consultant ou audit, pour assurer le lancement de l'unité ou étudier un point particulier : thesaurus, création d'une base de données par exemple.

Le métier de documentaliste hospitalier : éléments de réponse

Quelques éléments de réponse nous sont cependant donnés qui font augurer d'un avenir meilleur pour la profession :

Premier élément : La "Nomenclature des emplois-types de l'hôpital" de l'Ecole Nationale de la Santé Publique de Rennes

Sous forme de fiches, cette nomenclature dessine les grandes lignes de la fonction et dégage des traits principaux .
Ainsi selon la fiche consacrée au métier de documentaliste, celui-ci est responsable du centre de documentation de l'établissement ; il dispose d'un budget dont il assure la gestion. Technicité, information, communication prédominent parmi les qualités requises :

 

• la technicité
  Il gère et réceptionne les abonnements, dépouille, transmet les informations aux services intéressés. Il a accès à des banques de données et procède à des recherches documentaires. Il veille à la conservation des documents et effectue leur classement et leur archivage.
• l'information
  Il analyse les informations et les transmet aux services concernés.
• la communication
  Sa fonction le met en relation avec tous les services de l'hôpital. Il communique avec d'autres centres de documentation ou bibliothèques.

Son esprit d'analyse et de synthèse doit lui permettre d'apprécier l'importance des informations dont il a connaissance et leur usage. Il représente pour tous les services de l'établissement un gain de temps en facilitant l'accès à l'information et apporte une amélioration qualitative de l'information utile.

Deuxième élément : au sein même des hôpitaux

* la préoccupation croissante des équipes de Direction au sein des hôpitaux pour une mise en place effective de bibliothèques hospitalières s'adressant à toutes les catégories professionnelles de l'hôpital : les personnels médicaux, paramédicaux, administratifs, techniques .

* le Corps médical, de par la nécessité d'être au fait des dernières connaissances scientifiques et médicales, est un élément moteur de la documentation à l'hôpital. Les structures documentaires qui se sont développées à son intention sont en général organisées et ne demandent qu'à croître.

Les nouvelles technologies (type CD ROM) ont modifié profondément l'aspect de la documentation médicale : toute bibliothèque médicale au sein de l'hôpital a la possibilité de faire accéder ses utilisateurs, les praticiens hospitaliers, à une masse d'informations scientifiques non négligeables. La recherche bibliographique en est facilitée, les utilisateurs deviennent également plus autonomes (à titre d'exemple, 66 % des bibliothèques médicales américaines sont équipées de CD ROM).

* la volonté des documentalistes d'être reconnus au sein de l'hôpital en tant que professionnel à part entière : bibliothécaire - documentaliste hospitalier ou médical. La nécessité d'un statut spécifique est avancé. Le cas de la documentaliste du Centre hospitalier d'Ajaccio est à mettre en avant : de par une volonté d'être reconnue au sein de son établissement, celle-ci, Mme PASTINELLI, a élaboré elle-même son propre statut et l'a présenté à sa Direction . Trois articles définissent ses fonctions et tâches, son recrutement et son classement. En annexe, sont précisées les motivations ainsi que les aptitudes et qualités nécessaires.

On le voit, par ces deux propositions, la définition du champ des compétences du documentaliste au sein de l'hôpital est à la fois souple et précise. Souple, car c'est un métier à dimension multiple, en constante évolution et en prise directe avec l'actualité. Précise, car il correspond à des tâches spécifiques, et qui si elles sont nombreuses, n'en demeurent pas moins bien définies.

Troisième élément : l'émergence de mouvements associatifs divers

* l'Association des Documentalistes-Bibliothécaires Hospitaliers (ADBH) créée en 1985 à Lyon :
depuis 1972, des rencontres informelles avaient lieu entre documentalistes des écoles paramédicales privées et publiques de la région lyonnaise. Echange d'informations, réflexion sur un statut spécifique, relations avec des documentalistes de Montpellier marquent ces années. Un groupe de travail élabore un projet de statut, et c'est en 1985, afin de donner plus de crédibilité à celui-ci, que l'ADBH est créée (J.O. du 15 mai 1985).
En moins de 10 mois, le petit groupe de 5 personnes réussit à rassembler 70 documentalistes représentant plus de 40 départements : les 2/3 exercent dans des centres de formation, les autres à l'hôpital. Cette association poursuit ses activités à l'heure actuelle.

* le réseau des documentalistes des Centres Hospitaliers Spécialisés (CHS)
Ce groupe a démarré en 1984 avec 9 documentalistes. Actuellement, 32 documentalistes (publics ou privés) se sont regroupés, issus des bibliothèques médicales et des centres de documentation paramédicaux et administratifs. Une rencontre annuelle de deux journées a lieu . Ce qui a déjà été réalisé :

• un catalogue collectif des périodiques reçus dans chaque centre de documentation avec l'état des collections
• un catalogue des ouvrages anciens de psychiatrie
• un catalogue collectif des thèses et mémoires
• une liste de mots-clés
• un catalogue collectif de documents audio-visuels

Le prêt entre bibliothèques et l'échange de bulletins documentaires ainsi que le choix commun d'un logiciel documentaire (TEXTO) sont à signaler. Ce groupe désire rester informel.

* un second mouvement associatif est celui notamment appuyé par Mr Alain HALBOUT, président du Centre National de l'Equipement Hospitalier (CNEH), et par la Conférence des Directeurs Généraux de CHU : deux réunions se sont déjàtenues à Paris afin de réfléchir sur les problèmes de la profession. Cette réflexion a porté sur le fait que les établissements hospitaliers ont un besoin sans cesse croissant d'informations rapides nécessaires à la prise de décision. Or l'apport de ces informations ressort de compétences spécifiques, d'un métier. Une approche sur un statut spécifique a été entreprise ainsi que la mise en chantier d'un annuaire professionnel. Nul doute que cette initiative portera ses fruits. Elle a le mérite de mettre en avant certains problèmes, de réunir les professionnels et d'être ainsi l'occasion d'échanges. La prochaine réunion est prévue au mois d'octobre 1992.

* il existe également le groupe sectoriel "Médecine, pharmacie, biologie" au sein de l'Association des Documentalistes Bibliothécaires Spécialisés (ADBS). Ce groupe correspond cependant mieux aux attentes des documentalistes de l'industrie pharmaceutique qu'à celles des documentalistes des hôpitaux.

* au niveau européen, siège à Bruxelles l'Association européenne pour l'information et les bibliothèques de santé. Le projet d'une telle association est né en 1984, à l'initiative d'un groupe de bibliothécaires européens de santé. Elle tient à Bruxelles sa première conférence en 1986, avec le support des Communautés Européennes. 300 bibliothécaires médicaux de 26 pays y assistent. C'est à cette occasion que l'association est officiellement déclarée, et c'est en 1987, à Brighton qu'elle est constituée. 13 pays européens ont signé ses statuts.

La prochaine "Conférence Européenne des Bibliothèques de Santé" se tiendra à Montpellier les 23-26 septembre prochains, et c'est là un rendez-vous important pour la profession.
Le thème général en est :

"le transfert de l'information : temps nouveaux et méthodes nouvelles "

Les thèmes suivants seront abordés :

• les systèmes de transfert de l'information
• l'information et les médias
• les télécommunications et la bibliothèque médicale
• les mémoires optiques et l'information médicale
• le médecin en face d'un monde en pleine évolution.

Conclusion

Dans l'état actuel des choses, le statut du documentaliste à l'hôpital demande à être clairement mis à plat. Souhaitons que grâce aux différentes initiatives et propositions faites dans ce domaine soit de façon individuelle, soit collective, on aboutisse à un règlement de cette situation pour le moins ambigüe.
La mise en place d'un tel statut n'est envisageable que si dans chaque hôpital certaines conditions sont remplies :

• le recrutement d'un professionnel bibliothécaire- documentaliste et d'un(e) aide-documentaliste,
• la volonté du Corps Médical et de la Direction de mettre en place ce service avec :
  • un budget propre
  • un noyau actif d'hospitaliers intéressés au développement du service : médecins, paramédicaux, administratifs
• des moyens informatiques : traitement de texte, accès aux banques de données, logiciel de gestion documentaire, CD ROM, moyens vidéo...
• une offre de stages , de formations, et la possibilité d'adhérer aux associations professionnelles, de participer à des congrès professionnels
• la mise en place d'un réseau documentaire : liens fréquents avec d'autres centres de documentation hospitaliers, visites, échanges de documents (photocopies, tirés à part) et d'informations.
• un plan de développement à long terme pour la documentation à l'hôpital

En effet, les activités d'information sont en plein essor et leur utilité sociale de plus en plus importante et reconnue. Une carrière dans cette profession apparait aujourd'hui comme prometteuse, passionnante en raison de ses finalités, de ses modalités et de son évolution technique. Elle apporte une discipline, un art de travailler et de se comporter, un renouvellement de ses connaissances personnelles qui seront toujours un atout irremplaçable.

J.P. ACCART
Bibliothécaire-Documentaliste
Centre Hospitalier d'Argenteuil

Ce travail est le fruit d'une collaboration étroite avec de nombreux collègues documentalistes hospitaliers. Je les remercie vivement pour leur aide.

Références

Divers

(1) Résultats de l'enquête de la Conférence Nationale des Présidents de C.M.E des Hôpitaux Généraux. 1990.
(2) Compte rendu de la réunion des documentalistes hospitaliers du 9 octobre 1991 et 11 février 1992 au Centre National de l'Equipement Hospitalier - PARIS.
(3) PASTINELLI M.A. Statut particulier relatif aux fonctions de documentaliste et bibliothécaire spéci
lisé du Centre Hospitali

 

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