Communications

1994 - Colloque organisé par la Bibliothèque Henri Feulard

La documentation à l'hôpital : la création d'un centre de documentation pluridisciplinaire et informatisé au Centre Hospitalier d'Argenteuil - France

Hôpital St Louis, Paris, 16.06.1994. La Documentation et les bibliothèques médicales à l'Assistance Publique - Hôpitaux de Paris.

Introduction

In France, public hospitals have to face the accute question of the management of information in the fields of law, administration, nursing, medicine, sciences and technics. An increasing demand for information specialists, librarians or/and documentalists, is developing. And more and more medical libraries and centers of documentation are created in hospitals throughout the country.

The following article presents the result of an original experience in a large hospital of the neighborhood of Paris, at Argenteuil : the board of directors of the hospital and the medical staff have decided the building of a pluridisciplinary and computerized ressource center at the hospital.

Le Centre Hospitalier d'Argenteuil en bref

Argenteuil est une commune de 95 000 habitants, à 10 kilomètres au nord-ouest de Paris. Située dans le département du Val d'Oise (95), elle constitue une agglomération importante de la Région Ile-de-France qui, au début du siècle, a été célébrée par les Impressionnistes.

Les Origines de l'hôpital à Argenteuil remontent au XIIIè siècle : des moines hospitaliers y dirigent alors une Maison-Dieu dont les activités se limitent au logement des pauvres, des passants, des voyageurs et des pèlerins. En 1634, Saint Vincent de Paul vient à Argenteuil afin de fonder une Confrérie de la Charité, à l'image de celles déjà existantes en France. En 1674, Louis XIV reconnait officiellement l'existence de l'hôpital dans ses lettres patentes. Installé primitivement sur les bords de la Seine, l'hôpital est reconstruit sur les hauts de la ville en 1930, et bénéficie du modernisme de l'époque : cuisines électriques, chauffage. Soixante ans plus tard, en 1990, un nouvel hôpital est érigé, le bloc "Léonard de Vinci", sur le même emplacement : son plateau technique à la pointe du progrès en fait un des grands centres hospitaliers de la périphérie parisienne.

Présentation du Centre Hospitalier d'Argenteuil : hôpital général, établissement public autonome rattaché à la commune d'Argenteuil, l'hôpital est aussi la plus grande entreprise de la ville : en 1992, il emploie 1700 personnels non médicaux et 305 médecins. Son équipement est de 821 lits (court et moyen séjour, psychiatrie) et de 243 lits (maison de retraite).Son activité est d'environ 27.000 entrées en hospitalisation et 213.000 actes de soins externes (consultations, chirurgie, radiologie, laboratoires, explorations fonctionnelles)

La gestion de la documentation à l'hôpital

Le Rôle du Ministère de la Santé

La Direction des Hôpitaux s'est intéressée au développement des bibliothèques médicales et a incité chaque hôpital à créer sa propre bibliothèque.
Une enquête de la Conférence des Présidents de C.M.E. (Commission Médicale d'Etablissement) en 1989 a synthétisé les besoins et a présenté des résultats très inégaux, mais qui tous, reflétaient un réel besoin.

L'Essor de la documentation

Devant la croissance exponentielle de l'information sous toutes ses formes, les hôpitaux publics français réagissent de diverses manières. L'Assistance Publique-Hôpitaux de Paris (AP-HP) a développé des centres de documentation spécialisés : la formation professionnelle continue, le domaine paramédical, la Bibliothèque de l'Internat (l'A.D.D.M.:l'Association pour le Développement de la Documentation Médicale). D'autres hôpitaux ont couplé bibliothèque médicale et formation continue. La règle commune est restée très longtemps le développement de petites unités documentaires dans les services de soins, de mini-bibliothèques dans les écoles d'infirmières, et enfin de bibliothèques médicales centralisées.

Le Cas du Centre Hospitalier d'Argenteuil

La documentation s'y est développée de manière empirique, chaque service assurant lui-même la gestion de sa propre documentation :

 

• les services administratifs : la gestion est dévolue aux secrétaires qui réceptionnent, dépouillent, classent les Journaux Officiels, les Bulletins Officiels, et toutes les revues traitant de la gestion hospitalière. Les recherches documentaires sont effectuées le plus souvent en fonction des demandes de l'équipe de direction.

   

• les deux Ecoles d'Infirmières et d'Infirmières spécialisées ont organisé chacune leur propre bibliothèque en appliquant les normes en vigueur en bibliothéconomie.

   

• le Corps Médical : comme dans la plupart des hôpitaux, chaque praticien hospitalier constitue sa documentation en fonction de sa spécialité. Il crée son fichier matières, avec des descripteurs ou mots-clés d'une classification thématique ou alpha-numérique, ou simplement en archivant sous forme de dossiers ou parfois sous forme informatique à l'aide de logiciels documentaires adaptés. La communication de l'information médicale et scientifique est aléatoire au sein de l'équipe médicale, ou si elle se fait, c'est à l'occasion de "staffs" de bibliographie.

La Création d'une bibliothèque médicale centralisée s'est réalisée en deux étapes :

1ère étape

Pour répondre à la demande du Corps Médical du Centre Hospitalier, la Bibliothèque Médicale d'Argenteuil a été créée il y a une dizaine d'années à l'initiative de quelques médecins. Des moyens ont été mis à sa disposition : un budget pour l'acquisition de livres ainsi que des abonnements à des périodiques français et anglo-saxons ; des locaux (1 salle de lecture, 1 bureau), une machine à écrire, un lecteur de micro-films. Un agent de bureau (ou une secrétaire) était chargé du fonctionnement de la Bibliothèque. Le strict minimum avait donc été accordé.

2ème étape

Au bout d'une dizaine d'années de fonctionnement, il est apparu indispensable de recruter un professionnel de la documentation qui serait chargé de restructurer et de développer la Bibliothèque Médicale en informatisant le fonds déjà existant (et de l'étendre à la Présentation Assistée par Ordinateur).
Cette réorganisation s'accompagnera d'un déménagement début 1993 dans des locaux plus adaptés, d'une surface d'environ 250 mètres carrés, dans le but de regrouper la documentation des services.

La Réorganisation de la Bibliothèque Médicale

Cette réorganisation s'est effectuée durant une année entière opérationnelle. Elle s'est réalisée en quatre temps :

1er temps : l'analyse des besoins du Corps Médical

En ce qui concerne la fourniture de documents primaires, les accès aux banques de données, la mise en place d'un atelier informatique en vue de développer la communication scientifique.

2ème temps : il a été décidé

• la rédaction d'un règlement interne approuvé par le Directeur et les deux médecins responsables de la Bibliothèque Médicale.
• un horaire d'ouverture maximale de la Bibliothèque Médicale (9h30-17h30 en continu, du lundi au vendredi). Le principe d'une personne présente en permanence est à noter.
• la mise en place d'échanges avec les Bibliothèques du Val d'Oise et de Paris.Pour cela, visites, courriers et appels téléphoniques ont été fructueux.
• les demandes de photocopies à l'extérieur ont été amplifiées. Le Corps médical est en effet un "gros demandeur" de photocopies d'articles et de tirés à part.
• le prêt des ouvrages n'est pas envisagé.
• la photocopie sur place des documents de la Bibliothèque est autorisée.
• la participation de la Bibliothèque à des associations : l'ADBS:Asssociation des Documentalistes et Bibliothécaires Spécialisés, l' ABF : Association des Bibliothécaires Français, l'EAHIL, European Association for Health Information and Libraries.

3ème temps : la réorganisation du fonds documentaire

• la bibliothèque médicale possède une documentation relativement importante pour un Centre Hospitalier de cette catégorie:
  • une centaine d'abonnements de revues (mais 200 titres inscrits à son catalogue car il faut y ajouter les dons, les périodiques "morts", les revues dans les services de soins, etc...),
  • un fonds de 600 ouvrages médicaux
  • une vingtaine d'Encyclopédies Médico-Chirugicales
  • des bibliographies médicales : Index Medicus, Current Contents.
• l'achat d'ouvrages documentaires spécifiques a été nécessaire : dictionnaires, classifications, thesaurus bio-médicaux.

4ème temps : l'informatisation de la Bibliothèque

Commencée en septembre 1989, par l'achat d'un micro ordinateur, d'une imprimante laser, d'un scanner, et poursuivie en 1992 par l'acquisition d'un lecteur de CDROM, l'informatisation permet aussi le suivi du fonctionnement pur:

• tout le secrétariat de la Bibliothèque se fait sur traitement de texte: courrier, listing des médecins, catalogue des périodiques, signalisation de la salle de lecture, formulaires, statistiques de fréquentation.
• le matériel informatique a attiré services de soins et administratifs afin d'exécuter certains travaux de qualité : affiches, articles, bibliographies. Un carnet de rendez-vous a été mis en place.
  L'achat d'un appareil permettant d'imprimer des diapositives scientifiques (Montage FR1), d'un écran double page, de logiciels de mise en page (Quark XPress, Illustrator) a étendu le rôle de l'informatique documentaire à celui de la Présentation Assistée par Ordinateur (P.A.O) : cet aspect de l'informatisation est à mettre à part, car il ne correspond pas au rôle dévolu habituellement à une bibliothèque médicale ou à un centre de documentation. Il a simplement permis de rentabiliser le matériel informatique, de donner satisfaction au Corps médical et d'amener un public différent à la Bibliothèque. Les connaissances en informatique des utilisateurs ont été, par là-même, élargies et enrichies. La bibliothèque assure ainsi le rôle original de formation sur logiciels : c'est un prolongement de l'aide à la communication scientifique.
• la possibilité d'interroger les banques de données spécialisées est un des domaines clés qui réalise l'extension du rôle de la bibliothèque en centre de recherches bibliographiques : grâce, d'une part, à la passation de contrats réduisant les coûts d'interrogation, et d'autre part, à l'actualisation de nos connaissances de documentaliste par des cours délivrés par l'IMA-INSERM (Information Médicale Automatisée)et Télésystèmes Questel. Après avoir pris rendez-vous, le demandeur (praticien ou étudiant) interroge la base avec le documentaliste. Le coût est à la charge de l'hôpital, et le nombre d'interrogations s'élève à plusieurs heures par semaine. En 1992, des CDROM "Medline" (version Dialog) ont été mis en libre accès.
• la gestion informatisée du fonds documentaire
  L'achat d'un logiciel documentaire spécifique a été une des premières demandes que nous avons formulée auprès des services informatiques. Le choix, difficile parmi toutes les marques disponibles sur le marché, a été rendu possible grâce aux conseils de l'IMA-INSERM et s'est porté sur "Babylone" des Editions ANTHESIS dans un premier temps ; il sera remplacé à l'avenir par un logiciel plus puissant (de type "TEXTO").

Après un inventaire qui a duré plusieurs mois, ayant permis par là-même une meilleure connaissance du fonds, une clarification et un meilleur classement, la saisie informatique a pu commencer. Un thesaurus adapté a été conçu, en se basant sur les pathologies traitées à l'hôpital.

De plus, une politique d'animation a été mise sur pied.

L'animation de la bibliothèque

Elle se réalise grâce à :

• la tenue d'une réunion bibliographique une fois par an associant une vingtaine de praticiens hospitaliers : discussion du budget, des livres et nouveaux abonnements, de l'informatisation, des différentes acquisitions. Cet aspect d'un travail en commun est très important : un documentaliste ne peut travailler seul ; il a besoin de l'appui d'une équipe sensibilisée aux problèmes de la documentation.

   

• l'envoi de courriers proposant les services de la Bibliothèque Médicale à chaque praticien hospitalier nouvellement arrivé et aux internes, dont le changement d'hôpital a lieu tous les six mois.

   

• un cours de bibliographie médicale est organisé chaque semestre pour les internes. Les études de médecine ne comportant pas de cours de bibliographie spécialisée, ce cours en constitue une approche afin d'aider
  es étudiants dans leur recherches personnelles ; il représente également un premier pas vers l'interrogation des banques de données.

   

• l'ouverture de la bibliothèque au personnel paramédical pour des recherches ponctuelles :l'hygiène à l'hôpital, la prise en charge des personnes âgées, la douleur, le SIDA, les thérapeutiques nouvelles, les techniques chirurgicales.

   

• l'accès aux services de la Bibliothèque est également proposé aux praticiens libéraux.

Un Guide du Lecteur a été rédigé : toutes les activités documentaires sont ainsi résumées. C'est une manière concise et pratique de donner l'information à l'intérieur de l'hôpital et à l'extérieur.

L'animation, c'est aussi une participation régulière à la rédaction du journal interne de l'hôpital, "APOSTROPH'A" : enquêtes, articles.

Une Revue de Presse mensuelle sur la santé est réalisée : demandée par l'équipe de direction de l'hôpital, elle a pour source la presse locale et nationale, générale et médicale. Elle s'adresse à tout le personnel de l'hôpital.
En outre, la Bibliothèque participe à l'élaboration de rapports (le rapport d'activité médicale qui synthétise annuellement l'activité des services de soins), de fiches des métiers de l'hôpital lorsque le Centre Hospitalier d'Argenteuil est présent à des congrès type forum des métiers ou salons infirmiers.

A la suite de cette restructuration, la réflexion sur un centre de documentation pluridisciplinaire (mais n'incluant pas une bibliothèque pour les malades) a été entreprise, à la demande de la Direction de l'hôpital.

La réflexion sur un centre de documentation pluridisciplinaire à l'hôpital

Des besoins se sont faits jour

L'hôpital possède une structure complexe qui réunit plusieurs catégories socio-professionnelles très différentes les unes des autres. Chacune présente des besoins particuliers en information. Un centre de documentation ou une bibliothèque hospitalière devrait posséder tous les documents nécessaires à la vie de l'hôpital et être ouvert à tous. Il serait ainsi un véritable lieu d'information et d'échange pour les cliniciens, les administrateurs, le personnel soignant, les enseignants et toute autre personne à la recherche d'une information concernant la vie hospitalière.

Actuellement, à chaque catégorie socio-professionnelle correspond une bibliothèque particulière.

Une solution : un centre de documentation générale pour l'ensemble du Centre Hospitalier.

Toutes ces approches définies précédemment vont trouver une réponse grâce à la volonté de la Direction de l'Hôpital d'Argenteuil de créer (car il s'agit bien d'une création) un Centre de Documentation Générale. Il ouvrira ses portes début 1993. Différents aspects peuvent être dégagés :

• Matériellement : les disciplines abordées étant multiples, il est prévu des sections différentes : salles de documentation médicale, paramédicale, administrative, informatique, archives.

   

• Techniquement : la gestion informatisée du fonds documentaire médical peut être étendue au domaine paramédical : une connexion future avec les bibliothèques des Ecoles d'Infirmières, ainsi qu'avec les Services Médicaux est à l'étude. D'autre part, l'accès d'ores et déjà possible à des banques de données médicales sera étendu aux secteurs paramédical et administratif.

   

• Financièrement : un budget adéquat sera dégagé.

Conclusion

La mise en place d'un centre de documentation pluridisciplinaire n'est envisageable que si certaines conditions sont remplies :

• le recrutement d'un bibliothécaire-documentaliste et d'un(e) aide-documentaliste,
• la volonté du Corps Médical et de la Direction de mettre en place ce service avec :
  • un budget propre
  • un noyau actif d'hospitaliers intéressés au développement du service : médecins, paramédicaux, administratifs
  • des moyens informatiques : traitement de texte, accès aux banques de données, logiciel de gestion documentaire.
  • une offre de stages et des formations, la faculté d'adhérer aux associations professionnelles.
  • la mise en place d'un réseau documentaire: liens fréquents avec d'autres centres de documentation, visites, échanges de documents et d'informations.
  • un plan de développement à long terme pour la documentation

Par la diversité des domaines investis, le centre de documentation aura une volonté pluridisciplinaire de s'adresser à toutes les catégories professionnelles de l'hôpital. Il correspond à un besoin réel. Un centre de documentation, à l'heure actuelle, peut élargir ses activités dans d'autres directions ; les idées ne manquent pas avec le développement des nouvelles technologies : vidéothèque, logithèque, Enseignement Assisté par Ordinateur (E.A.O.), didacticiels.

Références

(1) BLONDEL F. Une gestion des ressources documentaires innovantes. Gestions hospitalières, 1991, n° 311, pp. 914-917.
(2) GERMANAUD M.C. RAPPAPORT. Créer et animer une bibliothèque à l'hôpital. Paris: Le Cercle de la Librairie, 1986. (Bibliothèques).
(3) GUINCHAT C., MENOU M. Sciences et techniques de l'information et de la documentation. Paris : UNESCO, 1990. pp. 509-527.
(4) PARRET Tû-Tâm. La Documentation médicale à Paris : mémoire de fin d'études. Lyon : Ecole Nationale Supérieure des Bibliothèques, 1982. 1 vol. 99 p.
(5) MATHIEU-CAPDEROU Christine. La Documentation hospitalière : état de la situation actuelle et proposition pour une bibliothèque hospitalière intégrée : mémoire. Paris : INTD, 1982. 1 vol. 52 p.
(6) DAUBAN Mireille. La Documentation dans les établissements hospitaliers généraux de la banlieue parisienne : mémoire. Paris: IUT René Descartes Paris V, 1987. 2 vol.

Cop. Jean-Philippe Accart, 2002.