« La documentation internationale va de pair avec le système des organisations internationales pour atteindre ses buts et réaliser une coopération internationale sans précédent dans le développement de l’humanité. »

T. Dimitrov, in La Documentation internationale,
sous la dir. de P. Pelou, Paris, ESF, 1991, pp. 113-127.

A l’heure des réseaux sociaux et d’Internet, AILIS a souhaité retrouver ses racines, réfléchir à son histoire : ayant évolué dans le temps, toujours active et dynamique, mais avec des buts différents de ceux énoncés lors de sa création, cette association présente plusieurs particularités qui font qu’elle ne ressemble à aucune autre association professionnelle connue. Elle est tout d’abord le fruit d’une histoire spécifique que nous allons explorer et qui correspond pour nous, professionnels de l’information documentaire, à un moment-clé de l’histoire de la documentation et de la bibliographie : les années de l’après Seconde Guerre Mondiale, surtout les années 1960 qui sont marquées par un essor économique important s’accompagnant d’un accroissement de la documentation papier, l’informatique faisant ses premiers pas. Tous les secteurs économiques sont concernés, mais en premier lieu le secteur des organisations internationales avec comme chef de file l’Organisation des Nations-Unies (ONU), héritière de la Société des Nations. Ensuite, AILIS a la particularité d’avoir son siège social à Genève [1] en Suisse, ville par excellence des organisations internationales (plus de 130 sont dénombrées) possédant chacune un système documentaire et d’archives : l’ONU, mais également l’Organisation Mondiale de la Santé (OMS) ou l’Organisation Internationale du travail (OIT) mettent en place durant les années 1960 et suivantes des bibliothèques qui font référence sur le plan international [2]. Elles les exportent surtout dans les pays en voie de développement sous forme de fonds et de systèmes documentaires, de formations. Enfin troisième particularité, et non des moindres, AILIS a pu se développer sur une thématique bien particulière, le domaine international, certes couverte par l’IFLA, mais d’une manière tout à fait différente, beaucoup plus concrète et applicative dans le cas d’AILIS puisque s’adressant à un nombre plus restreint de membres.

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Un moment-clé de l’histoire de la documentation et de la bibliothéconomie

En 2013, AILIS fête ses 50 ans… bel âge pourrait-on dire ! L’Association des bibliothécaires et des spécialistes de l’information internationaux (AILIS), est née sous les meilleurs auspices lors de la 29^ème Conférence annuelle de la Fédération internationale des associations et institutions de bibliothèques (FIAB/IFLA) à Sofia en Bulgarie en 1963 sous le nom de « AIL » : Association of International Librarians. Quoi de plus logique et d’évident que la création d’une telle association, surtout dans les années 1960 ? L’époque est à l’accroissement exponentielle de la documentation papier (on ne parlait pas encore de documentation numérique et très peu d’informatique documentaire), notamment dans les organisations internationales. Les créateurs d’AIL, principalement les directeurs des bibliothèques des organisations internationales (l’ONU étant leader en la matière), font plusieurs constats :

-          l’IFLA représente trop d’intérêts diversifiés, qui doivent être défendus, mais qui ne correspondant pas aux leurs, plus spécifiques ;

-          la documentation produite par les organisations internationales devient exponentielle et doit suivre des règles et une organisation propres à ce domaine, tout en suivant les normes et standards internationaux ;

-          les associations nationales ont également des intérêts très différents des bibliothécaires des organisations internationales qui ne se retrouvent pas dans ces dernières ;

-          une dualité s’exprime, pour les bibliothécaires internationaux, entre leur rôle de professionnels de l’information et celui d’officiers internationaux [3].

A l’heure actuelle, même si les buts d’AILIS ont changé quelque peu, et que son champ d’action est plus limité qu’auparavant, les raisons de son existence restent les mêmes, avec certainement une action marquée vers les échanges d’information, la formation continue et le lien entre organisations internationales.

Certains points sont à noter, concomitants avec la création d’AIL :

-          le rôle important joué par l’IFLA dans la mise en place de cette association : les rapports publiés à l’époque montrent l’importance accordée à AIL probablement due aux enjeux liés aux organisations internationales : AIL sera membre à part entière de l’IFLA durant un certain nombre d’années en acquittant la cotisation annuelle et ses premières réunions eurent souvent lieu durant les conférences annuelles de l’IFLA ou dans leur foulée. Nous verrons que l’IFLA jouera à nouveau un rôle avec AIL dans les années 2000 avec la mise en place du Sommet mondial sur la société de l’information (SMSI) qui relance la coopération avec AIL devenue depuis AILIS ;

-          la littérature professionnelle consultée pour la rédaction de cet article mentionne, dans les années de création et de développement d’AIL, le rôle prépondérant de la documentation internationale : de nombreux articles sont alors publiés sur le rôle d’AIL surtout dans la presse professionnelle anglo-saxonne. Puis, après les années 1980-1990, les articles se font plus rares, le point d’orgue étant la publication en 1992, de l’ouvrage de Pierre Pelou sur la documentation internationale [4]. Celui-ci est alors directeur de la bibliothèque de l’ONU à Genève, et son ouvrage marque son époque, il n’a cependant guère été repris depuis. En 1993, The World Encyclopedia of Library and Information Services publie un court article sur AIL par Laura Alpern [5]. La documentation internationale est dorénavant devenue l’apanage de l’IFLA, la FID (Fédération internationale de documentation) ayant disparue à la fin des années 1990.

Les premiers travaux d’AIL : « Développer la coopération au sein des bibliothèques internationales »

Le cadre administratif

Très vite, dans l’année qui suit sa création - soit en 1964 - AIL met en place un cadre de travail qui perdure encore de nos jours :

-          elle se dote de statuts, avec comme objectif principal de « développer la coopération au sein des bibliothèques internationales »,

-          et d’un organe décisionnel avec un Comité exécutif d’au moins cinq membres élu lors de l’Assemblée générale annuelle qui réunit l’ensemble des membres de l’Association : le Comité élit un président, un vice-président, un secrétaire, un trésorier.

-          elle accepte deux catégories de membres :

• institutionnels : bibliothèques internationales, intergouvernementales ou bibliothèques présentant un aspect international ;
• individuels : les bibliothécaires appartenant aux institutions sus-mentionnées ;

-          elle fixe un montant d’adhésion individuelle de 20.- CHF (60.- CHF pour les institutions) qui varie très peu dans le temps (en 2011 respectivement 30.- CHF et  100.- CHF)

-          elle organise des réunions annuelles, le plus souvent concomitantes aux conférences annuelles de l’IFLA (ce n’est plus le cas depuis de nombreuses années).

-          elle publie une Newsletter mensuelle qui pendant une vingtaine d’années est le lien véritable entre les bibliothécaires internationaux répartis sur le globe, de New York à Nairobi en passant par Paris et Genève. Elle fut ensuite abandonnée, le lien étant désormais réalisé par une liste de diffusion interne et le site Web de l’association [6].

Dans les années 1970, au plus fort de ses activités, AIL compte 120 membres individuels et 30 membres institutionnels. A l’heure actuelle, ces chiffres ont fondu de moitié et représentent les institutions internationales installées à Genève.

Le cadre scientifique

Hormis ce cadre administratif relativement traditionnel, les fondateurs d’AIL ont des ambitions importantes pour AIL et lui donne un cadre scientifique :

-          AIL doit devenir une « université internationale » principalement par son activité de congrès, de séminaires et de colloques spécialisés : elle y parvient jusque dans les années 1980 en organisant des colloques rassemblant plus de 250 participants, avec pour thème récurrent l’organisation de la documentation internationale – le 1^er Symposium eut lieu à Genève en 1972 et le second à Bruxelles en 1980 ; AIL est représentée à New York, Paris et Genève avec une implication forte des directeurs des bibliothèques internationales de l’époque (les secrétariats AIL changent de lieu selon les présidents AIL, un temps à Paris, puis Bruxelles, Amsterdam, et Genève).

-          elle a pour mission de représenter la documentation internationale, ses techniques et ses normes, en diffusant le plus largement possible au travers de séminaires spécialisés : l’enseignement, la formation sont fortement encouragés. Le thème de la recherche d’information est privilégié, celui des normes et standards bibliographiques également.

-          AIL a un rôle de diffusion de la documentation internationale, soit en publiant elle-même des rapports, études et actes de congrès, soit en la signalant. Un projet de bibliographie est lancée, ainsi que la publication plus ou moins régulière d’une Newsletter.

-          AIL doit émettre des normes et standards propres aux documents produits par les organismes internationaux. Il faut préciser qu’à l’époque les numéros ISBN et ISSN n’existaient pas encore.

On le voit, AIL et ses présidents ont de grandes ambitions pour l’association, ambitions à la mesure des enjeux de l’époque :

-          enjeu documentaire pour l’échange d’information grâce à des standards appropriés ;

-          enjeu international en vue de la promotion de la documentation internationale, qui montre la primauté des organisations internationales à cette époque ;

-          enjeu politique par rapport à l’IFLA notamment, et à la représentation de la documentation internationale.

Des ambitions réduites et le recentrage sur la Genève internationale

Dans les faits, hormis un certain nombre d’actions entreprises et certaines avec succès (les symposiums ; le lien entre bibliothécaires internationaux ; les relations avec l’IFLA), il faut se rendre à l’évidence que de telles ambitions sont difficiles voire impossibles à remplir, les moyens à disposition n’étant pas extensibles. En réalité, même après le rapport de 1972 qui délimite le champ de la documentation internationale et est assez précis [7], avec un début de standards ou de normes spécifiques, celle-ci entra dans le tronc commun de la documentation et adopta les normes édictées par les organismes créés à cet effet : ISO et IFLA notamment.  Les bibliothèques internationales ne pouvaient pas être en dehors du courant des autres bibliothèques et services documentaires dans le monde, et se devaient d’appliquer les mêmes règles, ce qu’elles firent, même s’ils existent des outils tels les thésaurus et les plans de classement qui leur sont propres.

Ces années-là (1980-1990) marquent aussi le début de l’informatique documentaire, puis d’Internet. Les échanges sont alors beaucoup plus faciles.

Voyant que les ambitions d’origine ne peuvent être tenues, les directeurs des bibliothèques internationales se désintéressent d’AIL, et voient même, pour certains, d’un mauvais œil que l’Association continue à exister ; certains en arrivent même à brider leur personnel pour participer à AIL...[8] Petit à petit, AIL ne représentent plus les intérêts de toutes les bibliothèques internationales, mais se réduit à celles présentent à Genève. Il n’y a plus de réunions internationales, ni de représentations régulières au sein de l’IFLA. Les activités d’AIL, qui prend alors le nom AILIS, se recentrent principalement sur Genève.

Les années 1990 ou un frein dans l’activité d’AILIS

Ayant été très active depuis sa création en 1963, et ce pour les raisons explicitées précédemment, AILIS réduit sensiblement ses activités à partir des années 1990 et ce, pendant une dizaine d’années. Cela ne signifie pas qu’elle cesse toute activité, les procès-verbaux des comités de l’époque en témoignent, mais elle réduit ses ambitions : moins bien implantée dans les organisations internationales autres que celles de Genève (New York, Paris ou Bruxelles s’en désintéressent et ne sont plus membres), AILIS n’est plus l’apanage de quelques directeurs, ceux-ci se sentent d’ailleurs moins investis d’une mission par rapport à la documentation internationale. Ils ont peut-être compris que la tâche est immense, et nécessite des ressources humaines et financières importantes. En outre, avec l’informatisation des bibliothèques, l’arrivée d’Internet, la donne documentaire change considérablement et de manière irréversible : ce qui était auparavant non publié comme la littérature grise devient plus facilement accessible. Les échanges d’information (une des raisons principales de la création de l’association) sont grandement facilités par les courriers électroniques. Il est probable aussi que les budgets pour les voyages et l’organisation de séminaires AILIS ne sont plus aussi importants qu’auparavant..

AILIS n’est plus un « club » réservé aux directeurs des bibliothèques internationales qui avaient donc un certain poids à l’échelon international, mais elle se démocratise, modifiant naturellement la constitution de son comité exécutif et l’ouvrant à d’autres catégories, même si celui-ci a régulièrement comme président(e) un(e) directeur(trice) de bibliothèque. Si l’on considère l’importance pour les organisations internationales des catégories professionnelles, cela a un impact non négligeable sur l’influence du comité et d’AILIS : cette explication de la perte d’influence de l’association dans le monde de la documentation internationale a été fournie par un des anciens membres du comité AILIS, expliquant le chemin kafkaïen pris par une demande et finalement non prise en considération car ne venant pas d’une personne ayant un grade suffisant…Nous laissons évidemment à l’auteur la responsabilité de cette explication.

AILIS maintient cependant un certain nombre d’activités parmi lesquelles les visites des bibliothèques internationales qui sont très prisées car elles sont vues comme le moment idéal pour l’échange d’informations, les rencontres et discussions informelles. Le lien n’est donc pas rompu entre les bibliothèques internationales de Genève, mais perdure. Il existe quelques traces de relations entre AILIS et l’IMD ou le CIO à Lausanne.

L’implantation locale prend de l’importance et AILIS entame des contacts avec l’Association genevoise des bibliothécaires et professionnels diplômés en information documentaire (AGBD). En 1992, est lancé une initiative qui verra le jour et aura un certain impact : « The Directory of libraries and contact persons in the Geneva area”, répertoire permettant qu’un bibliothécaire puisse contacter n’importe quel collègue dans une organisation internationale pour un échange d’information. Devant l’excellence du travail accompli, Eleanor Frierson, alors directrice de la bibliothèque du BIT, fait procéder à l’envoi d’exemplaires dans les bibliothèques internationales. Plusieurs publications, dont certaines par Laura Alpern [9] qui a beaucoup inspiré cet article, mentionnent le rôle d’AILIS au plan international, et la consacre en quelque sorte. La bibliothèque de l’OMS représentées par ses différentes directrices (notamment Deborah Avriel, figure marquante de la bibliothéconomie) assure le leadership de l’Association durant ses années.

Le renouveau : les années 2000

Comme une belle endormie (mais pour des raisons objectives comme il a été fait mention précédemment), AILIS commence à reprendre vie à la fin des années 1990 et au début des années 2000. Reposant comme souvent sur la bonne volonté de quelques membres très impliqués, notamment l’OMS, l’ITU, l’ONU, le BIT, l’OMPI et le CERN, les différents présidents et comités exécutifs font le choix d’orienter l’action d’AILIS vers quelques actions ciblées :

-       La participation active aux « Library Science Talks » à partir de 1999 sur proposition du CERN sur qui reposait l’organisation de ces rencontres depuis 1996, puis avec la Bibliothèque nationale suisse dès 1997. Les « Library Science Talks » (LST) sont un concept original qui voit la collaboration (intellectuelle, financière et matérielle) de trois entités : le CERN (qui en est le créateur), la Bibliothèque nationale suisse à Berne et AILIS. Il s’agit de faire intervenir, en langue anglaise, des spécialistes d’un domaine cinq à six fois par an, une première fois à Genève et une seconde fois à Berne. Le succès ne s’est pas démenti avec les années, les LST sont devenus un des rendez-vous professionnels incontournables à Genève et à Berne, ouverts à tous. Le programme [10] est élaboré par les trois partenaires, principalement après la conférence annuelle de l’IFLA qui représente un vivier naturel d’intervenants possibles. Les LST sont certainement devenues « le produit-phare » qui permet de faire connaitre AILIS.

-       La tenue des « AILIS Luncheon », conférences régulières en français ou en anglais. Ils se déroulent maintenant en fin d’après-midi et ont lieu quelques fois par an dans une des bibliothèques internationales de Genève.

-       L’organisation d’une journée de formation continue annuelle (« AILIS Training ») ou de workshops ponctuels sur des sujets professionnels  techniques ou non, principalement en anglais, mais également en français [11] . Ces formations rencontrent elles-aussi leur public car elles remportent un certain succès.

-       La proposition d’un voyage d’étude annuel ou de visites professionnelles, en Suisse et en Europe. Ces dernières années voient des voyages organisés à Paris, à Rome et en Suisse (Bibliothèque centrale universitaire de Zürich ; Bibliothèque municipale de Lyon ; Rolex Learning Center à Lausanne ; Bibliothèque nationale suisse à Berne ; Bibliothèque du Vatican).

-       La tenue de l’Assemblée générale annuelle qui reste un moment fort de l’association

-       La proposition d’offres d’emplois dans les organisations internationales, principalement sur le site Internet AILIS : ce service n’est cependant pas très actif, bien qu’apprécié d’un certain nombre de membres.

Un site Web de l’association [12] est créé - et un logo - permettant d’être le lien  indispensable entre les membres, ainsi qu’une liste de diffusion interne toujours existante. Pour se faire connaitre et informer sur ses activités, AILIS utilise aussi la liste professionnelle suisse Swiss-lib.

Le Sommet mondial sur la société de l’information [13]  et les années 2010

En 2003, a lieu à Genève le premier Sommet mondial sur la société de l’information (SMSI), avec l’organisation d’une pré-conférence IFLA à l’ONU rassemblant 200 professionnels des bibliothèques du monde entier et les délégués des organisations internationales. Les bibliothèques entrent dans la Déclaration d’intention et le Plan d’actions du Sommet. AILIS est sollicitée, et participe au même titre qu’une vingtaine de bibliothécaires suisses mobilisés à cette occasion. Depuis, chaque année en mai, a lieu à Genève une suite du SMSI avec une présence de l’IFLA à laquelle AILIS est régulièrement invitée. De même, l’IFLA sollicite AILIS lorsqu’un événement à Genève nécessite sa présence ou sa participation.

AILIS poursuit avec bonheur ses activités (voir § précédent), développe une coopération locale intensive avec l’AGBD, elle est toujours le lien essentiel entre les bibliothèques internationales de Genève. Ce lien ne devrait pas être remis en question à l’avenir, tant la nécessité d’une association de référence se fait sentir en ces temps incertains pour les bibliothèques.

Jean-Philippe Accart

Bibliographie

ALPERN Laura, The Association of international libraries: past activities and future prospects, in International Documentation, ed. by P. Pelou, 1992.

Association of International Libraries. Inventory of Lists, Indexes and Catalogues of Publications and Documents of Intergovernmental Organizations other than the United Nations. Unesco Bulletin for Libraries, 1967, Sept./Oct., et AIL Newsletter.). cité dans L'Acquisition et l'Organisation de la Documentation Internationale - Rapport introductif.

The Association of International Libraries, by Josephine Riss Fang et Alice H. Songe, Library Journal, sept. 1973, p. 2403-     .

Directory of Libraries and Information Centres, AIL, in Bibliographie genevoise, par Société d'histoire et d'archéologie de Genève, Ville de Genève, Bibliothèque publique et universitaire de Genève, 1996, 2ème éd.

La Documentation internationale, sous la dir. de Pierre PELOU, Paris, ESF, 1991.

Global  Librarianship / ed. by Martin Alan Kesselman and Irwin Weintraub. – New York ; Basel : Marcel Dekker, Inc., 2004. – 320 p. – Bibliogr., index. - (Books in Library and Information Science ; 67).

IFLA's First Fifty Years. Achievement and challenge in international librarianship. Edited by Koops, Willem Roelf Henderikus, and Wieder, Joachim, Berlin, New   York, De Gruyter Saur, 2011. Originally published 1977, pages 80–82

Journées d'Etudes Internationales sur la Documentation des Nations Unies et d'Autres Organisations Intergouvernmentales (Genève, 21-23 août 1972). Rapport introductif pour le Groupe II [UNITAR/EUR/SEM.1/WP II/IR]. Organisé par l'Institut des Nations Unies pour la Formation et la Recherche (UNITAR) et l'Association de Bibliothèques Internationales (AIL). Publié dans: International Federation for Documentation: sources, organization and utilization of international documentation. Den Haag, FID, pp. 112-144 (English), pp. 145-181 (French). Proceedings of the International Symposium on the Documentation of the United Nations, Geneva, 21-23 August 1972. FID publ 506. http://www.laetusinpraesens.org/docs70s/72acqf.php

World Encyclopedia of Library and Information Services, 1993, 3ème éd., article by Laura Alpern, ed. par Robert Wedgeworth, p. 85-86. (ALA ED. 1993 ifla conference in sofia 1963 ail).

 

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[1] Cela n’a pas été toujours le cas : le siège d’AILIS fut tour à tour Paris, Amsterdam, Bruxelles puis Genève suivant le rattachement géographique des différents présidents.

[2] Notamment le Bureau international du travail  qui lance à cette époque un système documentaire informatisé ISIS, système qui est une référence pendant de nombreuses années.

[3] Cité par A.C. Breycha-Vauthier in « Vital problems for international libraries », Journal of Documentation, 1965, p. 248-251.

[4] Voir Bibliographie

[5] Voir Bibliographie

[6] http://library.web.cern.ch/library/ailis/

[7] Voir Bibliographie

[8] Selon le témoignage d’un membre de l’époque

[9] Voir Bibliographie

[10] Le programme est consultable sur : http://library.web.cern.ch/library/ailis/programm/homeprog.htm

[11]  Quelques thèmes traités : 2004 L’avenir de MARC21 ; 2006 Blogging et flux RSS ; 2006 Structure and retrieval of UN documentation ;  2008 Managing Project ;  2010 Le web 2.0 ; 2011 La Fonction Accueil ;

[12] : http://library.web.cern.ch

[13] http://www.itu.int/wsis/index-fr.html