L'entreprise

(1998) - La documentation, un outil majeur d'aide à la décision.

Travail et changement, 1998, n° 235, pp. 17-18.

La documentation fait désormais partie de la stratégie de l'entreprise. D'une information bien maîtrisée dépend la réussite des politiques mises en oeuvre. Et ce à tous les niveaux, en interne comme en externe.

La fonction documentaire a commencé à émerger véritablement dans les entreprises après la Seconde Guerre mondiale, et de façon plus visible à partir des années 60. La spécificité d'un tel service n'est pas évidente, et l'aide qu'elle peut apporter n'est pas toujours appréhendée dans toutes ses dimensions. Quelques grandes entreprises ont cependant compris l'enjeu que représente une information pointue, actualisée et organisée : aucune entreprise, quelle qu'elle soit, ne peut vivre et survivre sans information.

Le point de vue des économistes

Le documentaliste travaillant en entreprise doit axer la politique de développement de son service en fonctions des priorités et de la stratégie propre à l'entreprise. Car, aujourd'hui, l'information est une ressource stratégique, la recherche de documentation aidant à formuler un problème, à déterminer des objectifs et à élaborer une politique. L'information précède la décision. En fournissant des arguments, elle aide à la décision et en tire sa valeur ajoutée.

Dans le temps de l'information, on peut distinguer quatre phases : l'identification des modes d'action pour recueillir l'information, l'étude de l'environnement concerné, l'analyse du problème et enfin la prise de décision finale.

Le Prix Nobel d'économie, Herbert A. Simon, a étudié l'information en relation avec la décision : grâce à l'information, les décisions prises modifient l'environnement, l'action est alors possible. Cependant, " le fait de ne pas maîtriser complètement l'environnement nous rend subjectif et l'information reçue peut être partiale ou partielle. On peut donc avoir une appréhension maximale mais pas optimale d'un problème donné ".

L'information reste néanmoins une solution efficace pour éclairer la complexité de l'environnement. Elle est aussi l'un des moyens d'adapter les organisations, car elle est le lien entre le management (ressources humaines, organisation) et les autres fonctions de l'entreprise.

Exercer le métier de documentaliste, c'est appliquer des techniques, tout en gardant en permanence à l'esprit la communication de l'information. Il est parfois difficile de resituer son action dans l'environnement : que fait l'entreprise, quels sont ses clients, quelle est sa place dans l'environnement économique ?

Pour une approche systémique

Le poids des habitudes, du quotidien, le manque de reconnaissance, de dialogue avec la direction, de moyens et, parfois encore, le manque de formation peuvent amener temporairement les professionnels à perdre de vue le but, les intérêts de l'entreprise. Un des dangers est le repli sur soi ou sur les tâches documentaires.

Face à cela, l'approche systémique apporte une méthodologie de réflexion et d'action ; elle permet de créer ou de renforcer le dialogue avec la direction, et de mieux insérer la place de la documentation dans l'entreprise. La fonction documentaire est ainsi envisagée dans sa globalité, avec des objectifs déterminés, et une politique d'action. L'approche systémique constitue une méthode de management prenant en compte un certain nombre de principes : la documentation est envisagée comme un système en soi ; elle est en interaction avec son environnement ; elle doit correspondre à une politique cohérente.

La documentation évoluant dans des environnements souvent complexes qui ne sont pas toujours faciles à appréhender, cette méthode de management systémique est une aide précieuse pour le documentaliste. Elle lui permet de trouver sa place, d'assurer sa position, et finalement d'être plus responsable de son rôle au sein de l'organisation. Il y a trois maître mots en documentation : appliquer des techniques, gérer et surtout communiquer.

cop. JP Accart, 2007