La Profession
(2000) - Des normes à votre service.
Archimag, 2000, n° 136, pp. 22-24.
Selon l'UNESCO (Accès à l'information normative, 1985), "une norme est un document établi par consensus et approuvé par un organisme reconnu qui fournit, pour des usages communs et répétés, des règles, des lignes directrices ou des caractéristiques, pour des activités ou leurs résultats, garantissant un niveau d'ordre optimal dans un contexte donné". En France, la normalisation a un statut légal défini par le décret n°84-74 du 26 janvier 1984 (art. 1er).
La mutation actuelle du secteur des sciences de l'information oblige une constante adaptation des normes et des standards en vigueur dans nos professions, que celles-ci touchent les bibliothèques, les services de documentation ou d'archives. Cette mutation est la conséquence directe des changements technologiques et du développement des réseaux, de la nouvelle structure des organisations et du coût induit de l'information. Un autre facteur est l'éventail de plus en plus large des services et produits documentaires offerts ainsi qu'une exigence plus forte de l'utilisateur par rapport à sa demande d'information. Cette exigence, en terme de qualité de l'information fournie, rejaillit directement sur le professionnel de l'information.
En général, les normes accordent une importance toute particulière à l'utilisateur et à la collaboration. Elles reconnaissent que les dimensions d'un service documentaire ou d'archives, l'importance quantitative de la collection ou le nombre d'abonnements à des périodiques ne sont pas toujours des indicateurs suffisants de la qualité d'un service. Le véritable indicateur de qualité demeure la satisfaction de l'utilisateur qui a obtenu rapidement et efficacement les ressources et services demandés.
Pourquoi normaliser ?
L'élaboration d'une norme nécessite un travail collectif important et répond à des besoins multiples d'harmonisation et d'échanges. Elle représente un instrument appréciable pour tout professionnel de l'information. Seule l'observation de conventions communes permet les partages, les échanges cohérents qu'ils soient locaux, nationaux, internationaux. L'utilisateur (le public) y trouve son avantage même si certaines conventions lui paraissent ésotériques. La médiation des professionnels aide à déchiffrer ces conventions qui existent dans tous les domaines d'activité. La mise en place d'un système d'information, d'un espace documentaire, la constitution d'un fichier, d'une base de données bibliographiques ou de documents doit reposer sur des bases solides et rechercher la qualité dès le départ. Quelques grands organismes normatifs
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Comment se rédige une norme ?
Les normes sont mises en oeuvre sur le plan international par un certain nombre d'organismes (voir encadré). Après enquêtes, leur version définitive est édictée par l'Organisation internationale de normalisation (ISO) et traduite au sein de la Commission générale 46 (CG 46) "Information et documentation" de l'AFNOR. A la CG 46 correspond le comité technique 46 (TC 46) de l'ISO, réparti en huit commissions:- la CN2 : conversion des langues écrites,
- la CN3 : modélisation conceptuelle des données,
- la CN4 : réseaux et interconnexion,
- la CN5 : méthodes et moyens d'accès à l'information,
- la CN6 : numérotation et identification,
- la CN7 : structure logique et physique de l'information
- la CN8 : évaluation des résultats,
- la CN10 : conservation des documents.
Pour actualiser une norme, un groupe de travail est constitué. Après rédaction, le texte est soumis aux professionnels et les corrections intégrées. Le processus de révision d'une norme est un travail qui peut s'étendre sur trois années. L'AFNOR a publié trois volumes concernant les normes en documentation : catalogage, classement, abréviations, supports (Normes en documentation, 1995), ainsi qu'un dictionnaire des archives (Dictionnaire des archives : de l'archivage aux systèmes d'information, 1991).
Les normes d'organisation et d'administration
Le recours aux normes existantes constitue une aide précieuse dans la conception d'un projet documentaire et la mise en place d'un service : le choix du mobilier, l'aménagement des espaces de travail en accord avec la meilleure ergonomie possible sont à étudier avec attention. Les normes sont produites par des experts, à la fois utilisateurs, concepteurs, producteurs. Voici quelques exemples de ces normes :Normes générales
| Imagerie bureautique | Z 42 |
| Micrographie | Z 43 |
| Indexation, classement des documents - Codage, abréviations, symboles | Z 44 |
| Bureautique | Z 71 |
| Bases de données | Z 72 |
| Infographie | Z 73 |
Et de manière plus spécifique :
Espaces de travail et ergonomie
| Construction - Handicapés physiques | NF P 91-201 |
| Conception des systèmes de travail-Principes ergonomiques | X 35-001 |
| Eclairage des lieux de travail | NF X 35-103 |
| Travail sur écran-Poste de travail | NF X 35-121 |
| Travail de bureau avec terminaux | NF EN 29 241 |
Matériels
| Mobilier de bureau-Sièges | NF D 61-040 et 041 |
| Mobilier de collectivités | D 61-070 et 071 |
| Mobilier de bureau- Tables | NF D 041 et 042 |
Deux organismes, l'Agence nationale pour l'amélioration des conditions de travail ( ANACT) et l'Institut national pour la recherche en sécurité ( INRS) sont des sources utiles d'information. Citons aussi Le Dictionnaire permanent Sécurité (Editions législatives, 2000) et l'ouvrage Hygiène & Sécurité Conditions de Travail de J. Pluyette (ADASE, 1997) qui donnent les normes et textes réglementaires applicables à l'ergonomie, aux conditions de travail et à la sécurité.
Les normes de gestion des ressources
Outre les normes classiques concernant le traitement et la diffusion de l'information (voir encadré), le concept de normalisation dépasse aujourd'hui largement la simple description bibliographique et l'échange des données. La normalisation s'intéresse aux documents électroniques dans leur ensemble. Les normes classiques de traitement et de diffusion de l'information
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Dans le but d'informatiser un fonds d'archives ou documentaire, des formats d'échanges de données ont été élaborés. Le plus connu d'entre eux est le format Marc (norme ISO 2709) qui est structuré en champs et sous-champs défini par des étiquettes normalisés. Le format Unimarc facilite les échanges entre les formats Marc : les dernières évolutions concernent les données locales, les classifications et les fichiers Autorités des noms de personnes et des collectivités (le site www.ifla.org présente une version du format Unimarc bibliographique. Le site de l' Association des bibliohécaires français recense les évolutions de l'Unimarc).
Normes sur l'informatisation
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Le codage des caractères pour l'échange de notices bibliographiques repose sur le code ASCII (American Standard Code for Information Interchange) soit la norme AFNOR Z 62-402. Le catalogage d'un document électronique s'appuie sur la norme Z 44-005-NF ISO 690-2. Le format HTML (Hypertext Markup Language) correspond à la norme ISO 8859-1. La norme Z 39.50 ou ISO 239.50 permet l'interrogation simultanée de catalogues hétérogènes et distants et facilite donc la recherche d'information et l'échange de données bibliographiques en ligne (Deux sites sur cette norme : www.lcweb.loc.gov/z3950/agency et www.lnc-bnc.ca/pubs/netnotes/fnotes8.htm). L'édition de publications en ligne est rendue possible grâce à la norme SGML (Standard Generalized Markup Language) ISO 8879 dont le language XML (Extensible Markup Language) est issu. XML permet de juxtaposer des données bibliographiques, une image numérique et une structuration du sommaire respectant l'arborescence du document original (site sur SGML et XML : www.oasis-open.org/cover/sgml-xml.html) . Les métadonnées, dont le premier standard est le format Marc, s'appuient sur le XML : le Dublin Core Program, le plus connu des standards de métadonnées, normalise les informations nécessaires à l'identification et à la recherche d'un document électronique ; il utilise des concepts simples utilisables par un utilisateur non spécialiste (Site : http://purl.oclc.org/dc/documents/rec-dces-19990702.htm). Le DOI (Digital Object Identifyer) est un système d'identification des documents accessibles sur Internet, mis en place par l'Union internationale des éditeurs ( www.doi.org).
Les systèmes de gestion électronique de documents (GED) ont également une norme (norme GED 1.1) basée sur XML qui permet à l'utilisateur de changer ou de faire migrer son système : cette norme définit les règles et les formats devant être respectés en vue de l'exportation de documents et de références. Soit les documents d'origine ont subi une conversion de support, le format supporté intègre alors le format TIFF-CCITT, soit ils sont déjà sous une forme électronique, le format TIFF-JPEG sera adopté (voir le site www.aproged.org).
Les normes de planification et de développement
Une démarche qualité d'un service d'information est rendue possible de diverses manières : soit de manière informelle en révisant ses pratiques, soit en suivant les procédures de l'ISO et de l'AFNOR (normes ISO 9001 à 9004 - 10011 - 14001). Les objectifs doivent être précis, l'organisation et les coûts analysés. Le mieux est de s'adresser à des consultants (Algoriel, Quasys présents sur le Web). La certification auprès d'un organisme accrédité suit cette démarche (auprès de l'AFAQ, du Mouvement français pour la qualité ou du COFRAC). Les indicateurs de performance font l'objet de la norme ISO 11620. L'analyse de la valeur, méthode visant à la satifaction complète de l'utilisateur, repose sur les normes NF X 50-150 à 50-153.
Enfin, deux domaines importants en sciences de l'information vont être normalisés : une proposition de norme pour la veille a été faite par l'AFNOR (norme XP X 50-053) et concerne la prestation de veille et la mise en place de systèmes de veille. Le projet qui concerne le records management (norme ISO 15489) prend en compte l'objet enregistré : quel document conserver, sous quelle forme, pendant combien de temps, avec quels outils ?
Adresses utiles
- Secrétariat de la CG46, AFNOR, Tour Europe, 92049 Paris La Défense Cedex, Tél. : 01 42 91 57 12
- Bibliothèque nationale de France, Bureau de normalisation, DDSR/SCB, quai François Mauriac, 75706 Paris Cedex 13, Tél. : 01 53 79 86 65
cop. JP Accart, 2007
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