Les études de cas

(2010) - Une bibliothèque dédiée au monde du travail : la bibliothèque de l'OIT à Genève

in ARBIDO, n° 1, 2010, p. 36-40

Le contexte de la "Genève internationale"

La "Genève internationale" compte sur son territoire plus d'une centaine d'organisations internationales. Non contentes de générer des volumes d'information et de documentation de plus en plus grands, elles possèdent - pour certaines - des systèmes documentaires modèles :

- l'Organisation des Nations unies (ONU);

- le Bureau international du travail (BIT);

- l'Organisation mondiale de la santé (OMS) ;

- le Comité international de la Croix-Rouge (CICR)...

Les bibliothèques et les services de documentation de ces institutions traitent des informations en provenance du monde entier et ont développé d'abord des outils traditionnels de gestion documentaire (fonds documentaires de base, thesaurus), puis des outils informatiques (bases de données, logiciels, applications) qu'ils diffusent largement. S'appuyant sur les compétences humaines, leur politique documentaire, à l'échelle mondiale sous forme de représentations par continent, de bureaux nationaux ou régionaux, y compris dans les pays en voie de développement, a devancé le concept de réseaux documentaires. Cela a permis la promotion de la bibliothéconomie et des sciences de l'information au plan international.

La Bibliothèque de l'OIT à Genève

La Bibliothèque de l'Organisation internationale du travail (OIT) a été créée en 1919 [1] : elle est la plus importante au monde dans le domaine du travail, ses collections (ouvrages, périodiques, rapports, journaux et documents législatifs, statistiques) concernent tous les aspects du travail, ainsi que ceux liés au développement économique et social, aux droits de l'homme et aux progrès techniques dans différents pays. Une grande partie de la collection concerne les pays en développement et en transition; tout est d'ailleurs mis en œuvre pour acquérir des documents publiés dans les pays en développement. LABORDOC ( http://labordoc.ilo.org/) est le catalogue en ligne qui recense publications papier et électroniques détenues par la bibliothèque.

Quels sont les usagers de la Bibliothèque de l'OIT ?

Les principaux usagers de la Bibliothèque sont les fonctionnaires de l'OIT, mais également les délégués, représentants des missions diplomatiques et fonctionnaires retraités du BIT. Elle s'adresse également aux délégués à la Conférence internationale du Travail, au Conseil d'administration et à d'autres réunions du BIT. Enfin, elle travaille en collaboration avec d'autres bibliothèques pour le prêt entre bibliothèques,

La Bibliothèque du BIT
CH - 1211 Genève 22
Suisse
Tél: +41 22 799 8682
Fax: +41 22 799 6516
courriel: inform@ilo.org  

Heures d'ouverture de la salle de Lecture:
du lundi: de 10.30 à 17.00
mardi au vendredi:
de 10.00 à 17.00

Les services et produits proposés

La Bibliothèque de l'OIT propose toute une gamme de services et de prestations à ses usagers. Avec « l'Aide à la recherche», les bibliothécaires répondent aux demandes faites par téléphone, email, fax, ou en salle de lecture. Sur demande, sont assurées également des formations aux outils de recherche, dont la base de données Labordoc et les autres bases de données disponibles. La « recherche personnalisée » est un autre service offert aux usagers : les visiteurs de la salle de lecture peuvent remplir un formulaire de demande de bibliographie, avec l'assurance de l'obtenir le lendemain. Les bibliographies peuvent aussi être envoyées par courrier, email ou fax. Outre « l'Accès aux collections » (ouvrages de référence, documents officiels du BIT, statistiques, sélection des publications du BIT), le « prêt des documents » est une autre prestation : les documents peuvent être prêtés

aux fonctionnaires du BIT, aux délégués aux réunions, aux représentants des missions diplomatiques et aux fonctionnaires retraités du BIT. Les autres bibliothèques peuvent emprunter des documents grâce au système de prêt interbibliothèques en envoyant un courriel à informloan@ilo.org.En outre, l'accès Internet à des fins de recherche et l'accès sans fil (WiFi)sont possibles en salle de lecture.

En terme de produits documentaires, la Bibliothèque offre le thesaurus BIT accessible en ligne :  http://www.ilo.org/public/libdoc/ILO-Thesaurus/french/

Services d'information spécialisés au siège du BIT

La diffusion des ressources documentaires sur le monde du travail est une des priorités du BIT que ce soit à la Bibliothèque du BIT elle-même, mais aussi dans les services d'information situés dans les départements du Bureau et les centres d'information de l'OIT dans le monde. Les unités suivantes, au siège du BIT à Genève, offrent au grand public des services d'information par correspondance.

• - Les Publications du BIT  http://www.ilo.org/public/french/support/publ/intro/index.htm ;
• - le Bureau des statistiques  www.ilo.org/stat et la Base de données LABORSTA:  http://laborsta.ilo.org/;
• - le Centre de documentation sur l'emploi  www.ilo.org/employment ;
• - ASISTDOC est une base de données bibliographiques sur la technologie liée au travail  http://www.ilo.org/dyn/asist/asistdocs.home?p_lang=fr&p_sess=s070606153822s ;
• - le Tribunal administratif de l'OIT  http://www.ilo.org/public/french/tribunal/index.htm ; la base de données sur la jurisprudence, TRIBLEX  www.ilo.org/trib.
• - Les Archives historiques du BIT  www.ilo.org/intranet/french/support/inter/dossiers.php (pour les fonctionnaires du BIT)
• - L'Institut international d'études sociales (IIES)  http://www.ilo.org/public/french/bureau/inst/index.htm
• - le Département des normes internationales du travail  http://www.ilo.org/public/french/standards/norm/index.htm et les bases de données suivantes : NATLEX sur les législations du travail; ILOLEX  http://www.ilo.org/ilolex/french/ sur les normes internationales du travail et d'un certain nombre de CD-ROM et de publications; NATLEX contient plus de 55 000 résumés des principales législations du travail et de la sécurité sociale des Etats Membres de l'OIT  http://www.ilo.org/dyn/natlex/natlex_browse.home?p_lang=fr
• - INFONORM  http://www.ilo.org/public/french/standards/norm/index.htm offre un appui technique à la base de données  Applis sur les ratifications et les rapports relevant de l'article 22, ainsi qu'à la base de données  LibSynd sur la liberté syndicale. INFONORM produit le CD-ROM ILSE, qui contient les normes et documents connexes de l'OIT en plusieurs langues, le CD-ROM ANITA, qui contient le rapport annuel de la Commission d'experts sur l'application des conventions et recommandations et le site web sur les normes internationales du travail;
• - Le Centre international d'informations de sécurité et de santé au travail (CIS) http://www.ilo.org/public/french/protection/safework/cis/index.htm avec un réseau mondial de centres nationaux de sécurité et de santé au travail; il produit la base de données bibliographiques CISDOC qui comprend des notices de livres, d'articles, de fiches d'information sur les normes de sécurité et les dangers chimiques et physiques. La quatrième édition de  l'Encyclopédie sur la santé et la sécurité au travail est disponible gratuitement en ligne, ainsi qu'en version imprimée (quatre volumes) et sur CD-ROM. (Versions française et espagnole également disponibles.)
• - L'Association internationale de la sécurité sociale(AISS)  http://www.issa.int/ et son centre de documentation. L'AISS est responsable de la base de données «Sécurité sociale dans le monde (SSW)» (sur CDRom) contenant le texte intégral de législations, de références aux livres, rapports, périodiques et autres documents, ainsi que des rapports de conférences et réunions de l'AISS.
• - L'unité de terminologie et de références administre  ILOTERM, base de données terminologiques pour le personnel des services linguistiques. L'objet principal d'ILOTERM est d'apporter des solutions aux problèmes terminologiques dans les domaines du travail et des questions sociales.
• - L'Unité de documentation du Département de la sécurité sociale fournit des notices sur la législation en matière de sécurité sociale à la base de données NATLEX et collabore avec le Centre de documentation de l'AISS à la fourniture de services d'information et de documentation.
• - Le Programme STEP (Stratégies et instruments contre l'exclusion sociale et la pauvreté.

D'après les informations publiées sur le site  http://www.ilo.org/

Interview of Laurel Dryden, Acting Chief

Bureau of Library and Information Services, International Labour Office, Geneva by JP Accart

What are the staff number and number of librarians in your library?

22 permanent staff: 13 assistants (library assistants, finance clerk, IT assistant, and secretary), 8 professional librarians and 1 professional IT staff. We also employ 5 external collaborators on a more or less permanent basis to do indexing for our database Labordoc. We normally have some temporary staff and at least 1 intern. At the moment we have 2 interns and 3 short term staff.

Our 22 permanent staff members cover 17 different nationalities.

The ILO employs 2733 people - of whom approx 1000 are in Geneva. The rest work in ILO offices throughout the world (there are 51 ILO field offices).

Although 40 of the field offices employ information specialists, very few of the specialists have formal information science qualifications or work full time on information tasks. Usually their work assignments are a mixture of communications, publications and information work.

As the information centres are not under my direct responsibility, I have created an ILO Global Information Network to strengthen the ILO's information services and the dissemination of ILO published knowledge. Working through the Network, the ILO Library can coordinate information work, ensure that information standards are adhered to, and help all ILO staff to get the high quality information services they need. All of the information specialists in the field offices are members of the Network. We publish a regular newsletter and hold regular workshops to help them upgrade their skills, keep them abreast of the information developments in the ILO, and to provide a forum where they can exchange ideas and meet their counterparts. I am a very strong believer in the power of knowledge sharing and the Network operates on that principle.

What are your main projects, what do you want to develop?

One of the main objectives of the ILO Library, and the ILO Global Information Network, is to promote ILO knowledge - and, by extension, ILO values and concerns - which we do in various ways.

The ILO's database Labordoc www.oit.org/labordoc or www.ilo.org/labordoc is one way. Although managing information through Labordoc is part of our routine work, it is still a major project of the ILO Library. Labordoc contains a huge wealth of knowledge which I want to exploit to the maximum. Developments in IT are providing us with new ways of doing that, and I am very keen to explore how we can use these developments to promote ILO knowledge more widely, more interestingly, and in more user-friendly manner.

One important step we are currently taking is to merge all the ILO field library databases into Labordoc. By early 2010 Labordoc most of the information specialists in the field will catalogue directly into Labordoc. Labordoc will provide a single access point to ILO and non-ILO knowledge on the world of work - finally, anyone who wants to find out what the ILO has published or collected on the world of work will only need to search one database.

Another way we promote ILO knowledge is by having an "open door" policy towards external users. Anyone can use the ILO Library - either by searching Labordoc (which also provides access to about 60,000 online publications), as a walk-in client, or by sending an email to request information (the Library's website (see www.oit.org/bibliotheque www.ilo.org/library ) includes an "Ask a librarian" link so that clients can contact us easily. About one third of the work we do is in response to questions from external users.

Through our partner or depository libraries programme many libraries around the world receive ILO publications for free. One of our projects in 2010 will be to make sure that we have the best selection of relevant libraries. As an extension of this idea, I encourage our information specialists in the field to offer information sessions on ILO knowledge products - especially the online products - to universities or relevant research institutions, and we are now developing brochures and online presentations to help them with this work.

And, finally, we also publish online information products such as resource guides on topics which highlight the ILO's values and concerns. This year the ILO celebrated 90 years and to celebrate that the ILO Library produced an web-based Chronology ( www.oit.org/histoire or www.ilo.org/history ) which recounts the major events in the ILO's history and links to the full text of the key documents and photos, and where possible videos, that are related to each event.

Our biggest project this year was to develop the ILO Global Job Crisis Observatory www.ilo.org/jobcrisis [The French version of the website is available but still not working properly so I've only given the English URL].

This has been a huge undertaking which combines the traditional skills of librarians (finding and organizing information and providing easy access to

information) with newer skills (e.g. web design, web publishing, editing, communication skills). The site provides a weekly alert service of the latest news and reports on the jobs crisis (we select the best resources for each week), feature articles by ILO officials (we work with ILO technical units to encourage staff members to write for the Observatory) and resource guides on how decision makers can recover from the jobs crisis. As well, we produce a fuller internal news alert service for ILO staff.

Another big project which will be completed this year is the digitization of all ILO published knowledge. Once we have finished the project we will start producing digital (multimedia) libraries as another way of making ILO knowledge more visible.

And in addition to the development and maintenance of more knowledge products, we are currently looking at how to improve the interface of Labordoc - and especially how we can do this by using open source software.

Do the library or the librarians have a key role in the organisation? Are they involved in projects?

More and more! Information technology has been a big help in showing how our skills are useful and relevant. The Observatory website is one example - we were asked to develop this website. The site is not attributed to the Library - it is published as an ILO product and I think this shows that there is confidence that our skills can be used to produce good products. Another example, is a taxonomy we developed to help the ILO's Human Resources Department map the skills of ILO staff. I am also a member of the ILO's Research and Publications Committee. And a final example is our involvement in knowledge sharing in the ILO. We participated in the drafting of the ILO's Knowledge Strategy, we co-organize a regular knowledge sharing forum for ILO staff (which is held in the Library's Reading Room), we developed a website on knowledge sharing for ILO staff and we take an active role in knowledge sharing in the ILO in general.

Are you networking with other libraries?

Yes - through the Geneva-based Association of International Librarians and Information Specialists (AILIS), the United Nations Knowledge Sharing and Information Management Group (KSIM) which is a semi-formal UN working group of UN Librarians, and other professional associations such as ASLIB. I am also a convenor for the Information Management Working Group of the European Association of Development Research and Training Institutes.

What
do you think of the development of librarianship now?

Exciting, challenging, invigorating! The debate about how the Internet has "replaced" libraries, the constant change in how we communicate and send and receive information, and the speculation about the future of the publishing industry and even about the future of reading are wonderful opportunities for us. Lots of debate gives librarians lots of scope to show what we can do. One thing I am ardent about, in the ILO at least, is changing the perception of librarians as simply caretakers of knowledge and libraries as a place where people come to read, or, worse, a place where there are books - as if knowledge is only found in books. It is such a waste of our skills if our colleagues think of us in such a passive way. Helping people find information is much more than answering people's questions or providing them with books. I want us to be more proactive than that. We should help people find information, certainly, but we can also be agents for sharing knowledge and communicating the principles and values of the ILO.

cop. Jean-Philippe Accart, sept. 2011

L'OIT est l'institution spécialisée des Nations Unies qui a pour mission « d'améliorer l'accès des hommes et des femmes à un travail décent et productif, dans des conditions de liberté, d'équité, de sécurité et de dignité humaine ». Depuis sa création, l'OIT a cherché à promouvoir une meilleure vie pour tous ; la Constitution de l'OIT déclare : "une paix universelle et durable ne peut être fondée que sur la base de la justice sociale".