Les Techniques documentaires
(1994) - Les banques de données: utilisation
Le Micro-Bulletin du CNRS, n° 56, pp. 112-119.
L'ensemble des composants de la recherche documentaire peut paraître complexe. La clé de la réussite dans l'utilisation des banques de données réside dans la façon dont l'utilisateur formule sa question.
L’interrogation d'une banque de données est la dernière étape d'une recherche documentaire. Elle vise à l'affiner ou à l'élargir selon les cas.
Etablir une stratégie de recherche
L’utilisateur aura mis à plat tous les termes de sa recherche et aura déjà consulté les documents primaires. Puis, en vue d'approfondir sa recherche, il aura recours à une banque de données: celle-ci lui donnera accès à des références d'articles de revues et parfois à des résumés de ces articles. C'est ce que l'on appelle l'accès aux documents secondaires.
Utiliser les mots clés, les opérateurs booléens, les termes génériques et spécifiques
En fonction de la BDD choisie, l’utilisateur devra mettre en concordance ses propres termes et ceux définis par le producteur de la BDD. Il s'aidera alors du thesaurus de la BDD. Le praticien de la BDD peut établir ici un dialogue fructueux avec lui, afin de l'aider dans cette démarche. Cela est essentiel pour appréhender de manière efficace la BDD. Cependant, l'utilisation du langage naturel (interrogation sur les mots du titre, sur les mots du texte ou du résumé) est désormais possible sur la plupart des BDD. L’utilisation des opérateurs booléens consiste en des conjonctions utilisées dans l'algèbre booléenne.
DéfinitionsMot clé ou descripteur : mot définissant de la façon la plus pertinente et la plus précise possible le sujet d'un document. Opérateurs booléens : ce sont des opérateurs logiques (ET, OU, SAUF) permettant de lier entre eux des mots clés selon une logique mathématique (algèbre de Boole). Thesaurus : ensemble de mots clés structurés selon une hiérarchie propre à un domaine. S'établissent ainsi des arbres de connaissance dans un domaine, des croisements entre ces arbres, des notions communes et des renvois explorant les divers niveaux du domaine et ses interférences avec d'autres. Toutes les bibliothèques ne travaillent pas avec des thesaurus; ils se révèlent nécessaires dans les bibliothèques spécialisées et dans l'interrogation des banques de données. |
L'intersection : «ET»
ET (And) sert à indiquer la présence simultanée de plusieurs mots clés. Par exemple, on peut demander les documents correspondant aux mots clés ENFANT ET MENINGITE. Il s'agit d'une recherche simple. On obtiendra tous les documents ayant ces deux mots clés répertoriés. On peut, bien évidemment, augmenter le nombre de connexions logiques en indiquant plus de deux termes.
L'union : «OU»
ou (Or) indique au serveur que l’on cherche des renseignements se rapportant à plusieurs sujets. Par exemple, indiquer la recherche suivante : CHOLESTEROL OU REGIMIE ALlMENTAIRE OU MALADIES CARDIOVASCULAIRES sortira tous les documents ayant pour mot clé l’un au moins des trois mots donnés.
L'exclusion : «SAUF»
SAUF (Not) sert à éliminer les documents incluant un mot clé, Il doit s'employer en conjonction avec une première recherche pour éliminer certains aspects définis.
Les opérateurs logiques peuvent se combiner entre eux pour constituer une formule de recherche. On peut ainsi demander la recherche suivante: CHOLESTEROL OU REGIME ALIMENTAIRE ET MALADIES CARDIO-VAsCULAIRES SAUF ETATs-UNIs.
La possibilité d'exclure des caractéristiques, et d'en grouper d'autres pour une recherche, permet d'affiner, très rapidement, la sélection sur une banque de données, Les opérateurs logiques permettent de construire une définition exacte de sa question.
Avant de se connecter à un serveur, il est nécessaire de conceptualiser sa demande de façon précise en s'aidant du thesaurus de la banque de données pour adhérer au vocabulaire de la BDD.
Le choix de la banque de données
La multiplicité des sources offertes au chercheur peut être un handicap. Choisir une BDD entre plusieurs, c'est prendre en compte plusieurs critères :
- sa richesse,
- son ancienneté, sa couverture géographique,
- la nature des documents analysés,
- le délai d'entrée et de mise à jour des données,
- la structuration du vocabulaire,
- la fiabilité de l'indexation.
Le bibliothécaire-documentaliste sera d'une aide précieuse dans le choix à opérer. Pour répondre de façon exhaustive à une question, il est parfois nécessaire de rechercher sur plusieurs BDD. Désormais, certains serveurs proposent des recherches multibases.
Le choix d’une banque de données
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L'exploitation de la recherche: stockage des données et obtention des références
Le stockage des données
Une fois l'interrogation faite et les documents identifiés, il est nécessaire de stocker les informations recueillies.
Dans ce domaine, l'intérêt du micro-ordinateur communiquant par rapport à un terminal non «intelligent» prend toute sa signification. Si le terminal est utilisable lorsqu'il s'agit de renseignements à obtenir ponctuellement, il n'en va pas de même lorsque l'on récupère des documents plus nombreux, puisqu'il est alors nécessaire de disposer de ressources de stockage de ces informations. Par ailleurs, la banque de données fournissant la réponse à la question sous forme de références, il est possible de réexploiter ulterieurement sur le micro-ordinateur les informations avec l'aide d’un logiciel de traitement de texte, par exemple, pour effectuer une mise en forme de la bibliographie, On pourra, au prix d'une remise en forme (ou reformatage des données) , intégrer ces informations dans une base de données locale, dans un tableur ou dans toute autre application, Les logiciels bibliographiques, que nous verrons plus loin, permettent cette opération.
L'obtention des articles référencés
L’obtention des articles cités en références dans la BDD est la dernière étape avant la lecture et la rédaction finale. C'est aussi une des questions essentielles que se pose l'utilisateur, Les bibliothèques ont généralement les réponses appropriées :
- soit la revue citée fait partie du catalogue de la bibliothèque
- soit le documentaliste oriente l’utilisateur vers une bibliothèque plus importante,
- soit il commande les articles: pour cela, divers outils informatiques documentaires vont lui permettre de localiser ce qui est recherché :
La localisation des documents
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Les banques de données en termes d'accès, de coût et de consommation
L'accès aux BDD
Conquérir l'utilisateur en facilitant l'accès aux banques de données a été, ces dernières années, un objectif des industriels de l'information, Le Minitel constitue l'une des réponses pour la France, puisque tout utilisateur doit pouvoir interroger une banque de données vidéotex bien conçue. En contrepartie de cette facilité, les questions qu'il est possible de poser doivent être structurellement simples: cours de la Bourse, identification d'une entreprise ou d’une liste d'entreprises.
Les services sont, le plus souvent, libres d'accès, le coût de leur utilisation apparaissant a posteriori sur la facture de la ligne téléphonique utilisée.
Les banques de données sur CD-ROM, pour leur part, disposent souvent de deux interfaces, rune destinée à l’utilisateur final et l'autre aux professionnels de l’information. Elles sont utilisées par des structures qui ont de gros volumes d'interrogation: bibliothèques universitaires, centres de documentation, cellules d'analystes financiers. L’équipement nécessaire se compose, en plus du CD-ROM, d’un micro-ordinateur relié à un lecteur de CD-ROM.
Enfin, les banques de données classiques (en ligne) sont destinées aux professionnels de l'information. Les recherches se font, dans la plupart des cas, en utilisant des langages d'interrogation spécifiques (langages développés par le serveur pour interroger les BDD qu'il propose : Questel+ pour Questel, par exemple), qui s’apprennent en quelques jours mais supposent une pratique régulière. Outre la signature d’un contrat, il faut, pour y accéder, disposer d'un matériel minimal (microordinateur et imprimante, logiciel de communication et modem).
Le coût d'une BDD
Le coût d'utilisation d'une banque de données classique (ASCII) se calcule en combinant plusieurs éléments :
Le temps de connexion à la banque de données : de 350 à 1 500 F HT par heure, une session moyenne durant dix à vingt minutes.
Les documents visualisés : de quelques francs pour des références bibliographiques à quelques dizaines, voire quelques centaines de francs pour des informations financières ou des extraits de publications dans les domaines chimique ou pharmaceutique,
Un coût à la session (une connexion à la banque de données, quelle que soit la durée de l’interrogation) ou à la question
Les frais d’abonnement : ils peuvent être très élevés, mais, le plus souvent, ils sont de l’ordre de quelques centaines de francs par an.
Les frais de télécommunication, qui varient de 30 à 200 F HT par heure (les serveurs français sont accessibles pour 30 ou 35 F par heure, et les européens et les américains pour 50 à 100 F par heure à partir des grandes villes françaises) , Au total, si l’on veut prendre en compte l'ensemble de ces coûts, y compris les frais de personnel et les frais généraux (matériel, local…), il est courant de tiplier environ par trois les coûts du serveur.
La facturation du CD-ROM est radicalement différente, puisque, en général, il y a un coût d'abonnement annuel qui peut varier de quelques centaines de francs à 100 000 F et permet une utilisation illimitée. Pour l’audiotex, la facturation se fait soit par un forfait de 3,65 F TTC par appel, sur les paliers 36 65 et 36 66, soit à la durée, de 0,73 à 2,19 F TTC par minute, une somme fixe de 8,78 F pouvant s’ajouter au palier le plus élevé.
Dans le cas du vidéotex, et pour les services en accès libre (les plus nombreux), la facturation se fait selon le temps de connexion et varie selon le palier d'accueil: de 7,30 F TTC par heure sur le 36 13 à 543,40
F TTC par heure sur le 36 29. A ce tarif s'ajoute un coût de 0,12 TTC par connexion.
Pour certaines banques de données vidéotex, en général sur les paliers 36 13 ou 36 14, il faut avoir signé au préalable un contrat avec le producteur de la banque de données, dont les tarifs sont très variables.
Les BDD en termes de consommation
Cependant, la consommation n'a pas suivi les prévisions: l'appropriation sociale de cet outil a été moins rapide que prévu. La croissance de la consommation est faible ou stagnante, comme dans le domaine scientifique. Le marché des BDD s'est ouvert à l'information financière, économique, au marketing, aux sociétés.
Le nombre important de BDD ne doit pas cacher le fait que les utilisateurs se concentrent sur un petit nombre d'entre elles: la moitié du marché est couvert par 5 % des BDD. Mais leur utilité et les gains de productivité obtenus sont une réalité, On estime que la lecture d'articles et de rapports par les chercheurs et ingénieurs a économisé 300 millions de dollars en 1984 aux Etats-Unis. La consommation des BDD est jugée deux à trois fois supérieure aux Etats-Unis, l’Europe alimente deux fois moins de BDD en ligne (hors Vidéotex) que les Etats-Unis, Elles se multiplient là-bas avec le texte intégral, alors qu'en France ce secteur est encore confidentiel (cf. le Monde ou l'AFP).
C'est l'information financière en temps réel qui apparaît comme la plus rentable et le plus important des secteurs (1 000 à 1 500 F par heure pour une BDD financière).
Bibliographie
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Les expériences européennes
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cop. JP Accart, 2007
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