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Les Techniques documentaires

(2004) - Les logiciels de signets partagés: veillez groupés.

Archimag, 2004, n° 172, pp. 46-47.

L’utilité d’une bonne organisation et gestion des signets n’est plus à démontrer, que ce soit au niveau individuel et à plus forte raison quand il faut les partager : les signets font partie des outils proposés par le Web afin de faciliter la recherche d’information et de gagner du temps à partir d’une sélection qui doit être rigoureuse et pointer sur des sources fiables. Le problème se pose quand on change d’ordinateur (de la maison au bureau, ou lors de déplacements professionnels ou privés dans les cafés Internet notamment) ou lorsque le disque dur est endommagé : comment éviter de perdre les signets ? Comment retrouver à distance les signets qui sont utiles pour un travail à réaliser ? Hormis ces questions, celle de l’échange et du partage des liens entre collaborateurs est importante à l’heure où le travail collaboratif et les Intranets se développent. Que l’internaute ne se désespère pas, il existe des outils performants et faciles d’usage qui ont pour nom les signets (ou bookmarks) partagés.

Grâce à ces outils que l’on peut télécharger sur le Net tels Homere Bookmark, Bookmark Wizard, eChalk Account ou Favoritoo (mais il en existe beaucoup d’autres), il suffit généralement de lancer l’application, de s’inscrire et d’indiquer son mot de passe. Un compte personnel est alors ouvert et consultable, avec ouverture d’une fenêtre où sont stockés les signets sauvegardés. Lors de l’affichage des liens contenus dans un dossier, sont indiqués : l’adresse du site Web, le nom officiel du site, la catégorie de classement choisie, le ou les collaborateur(s) qui partage(nt) cette information. A chaque future connexion et de n’importe quel poste, ceux-ci sont récupérables à partir d’une page Web et peuvent être enregistrés dans des dossiers. Les formats propres aux navigateurs ne semblent pas avoir d’incidences sur la récupération des signets.

Il est fortement conseillé d’organiser (sous peine d’arriver à un listage trop important et où il n’est plus possible de retrouver l’objet de sa recherche) sa liste de signets par catégories et sous-catégories qui peuvent reprendre un classement déjà existant, que celui-ci soit physique (classeurs, dossiers) ou virtuel (sur un bureau virtuel). Nous verrons que cette catégorisation peut être fort utile lors de la mise en commun des signets avec des collaborateurs par exemple au sein d’un même service. Généralement, le logiciel de signets partagés reprend ou propose la mise en forme des dossiers tels qu’ils sont organisés sur les navigateurs, c’est-à-dire avec une arborescence qui montrent les dossiers principaux et secondaires.

Les possibilités d’un logiciel de signets partagés : l’exemple de eChalk Bookmarks ( http://www.lhric.org/web/echalk/)

  • Ouverture d’un compte personnel avec mot de passe,
  • Affichage d’un lien direct vers le logiciel de signets partagés sur la page du navigateur,
  • Détermination d’un profil personnalisé à l’aide mots-clés,
  • Création de dossiers afin de classer les liens,
  • Ajout et consultation de liens,
  • Echange avec des collaborateurs
  • Envoi d’Emails,
  • Récupération des liens sur une page Web personnelle

Chacun a sa propre manière de classer sa documentation, que celle-ci soit sur papier ou sur ordinateur. Les principes restent les mêmes, à savoir retrouver le plus court chemin vers ce que l’on recherche. La difficulté vient le plus souvent quand plusieurs personnes (dans une même équipe) sont censées utiliser les mêmes dossiers ou les mêmes sources d’information : comment alors faire en sorte que les intitulés soient les plus explicites possibles et que chacun puisse retrouver l’information souhaitée ? Comment réaliser de manière optimale ce partage ? Suite au choix d’un logiciel de signets partagés commun, le groupe décide dans un premier temps des intitulés à attribuer aux dossiers partagés de signets. L’exemple suivant peut être repris, car facile d’utilisation dans un premier temps en ce qui concerne la mise en commun de signets que l’on désire partager : un site sélectionné peut être classé selon une échelle différente selon qu’il est « à signaler », « peut être intéressant » « intéressant », « très intéressant », « incontournable ». Des mots-clés peuvent être ajoutés pour qualifier le site soit avec ses propres termes, soit à l’aide d’un outil ontologique tel OntoAnnotate. Le groupe décide ensuite des intitulés des dossiers les plus adéquats. Le travail de partage peut alors commencer.

Le logiciel peut, dans certains cas, faire la corrélation entre des dossiers personnels et des dossiers partagés afin d’échanger les liens entre une ou plusieurs catégorie(s) : sont affichés en noir et blanc les signets personnels et en grisé les signets des autres collaborateurs que le logiciel a classé dans la même catégorie. Si les utilisateurs ne souhaitent pas passer trop de temps à définir des catégories, un outil automatique est disponible : celui-ci classe alors les signets qui sont caractérisés par une couleur ou un signe pour montrer leur provenance. L’utilisateur est libre d’accepter ou non d’intégrer les nouveaux liens dans ses propres signets. Il est également possible d’effectuer une recherche sur l’ensemble des signets enregistrés par les collaborateurs. Lors de l’affichage des résultats de la recherche, les signets reçoivent une marque distinctive selon leur provenance. Certains logiciels de signets partagés proposent également d’inclure une fiche descriptive de la source signalée, ainsi qu’un commentaire qualitatif. D’autres réalisent un back-up qui réactualise automatiquement les modifications effectuées par plusieurs utilisateurs.

De signets personnels, on passe ainsi aux signets partagés. La méthode citée précédemment peut être reprise à l’échelle de l’entreprise et s’intègre alors dans une démarche globale de gestions des ressources. Généralement, les signets d’entreprise sont associés à un portail, à un Intranet où les informations sont classées par grandes catégories. Les signets partagés complètent l’annuaire interne, l’agenda, la messagerie, le journal interne… Les signets sont un outil supplémentaire offert aux membres d’un même secteur d’activité.

Un des intérêts majeurs d’utiliser, pour un groupe de personnes déterminé ou pour une entreprise, des signets partagés est la capitalisation des ressources. Celles-ci deviennent communes, tout en gardant la possibilité de les personnaliser. C’est également un outil de travail collaboratif (ou groupware), que l’on peut qualifier d’outil de production à distance. Enfin, c’est un outil de veille d’autant plus intéressant que la veille est réalisée par un groupe de personnes réunies par une communauté d’intérêts.

Sites Internet utiles :

cop. JP Accart, 2007

 

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