Les Techniques documentaires

(2008) - Faire ses emplettes de périodiques comme il faut

in Archimag, mars 2008, p. 52-55. 

Un service dedocumentation, une bibliothèque accordent une placeprimordiale aux périodiques. Aussi doit-on concéder àleur acquisition, à leur gestion, une place à part dansla politique globale d'acquisition du service. Il faut parfoiseffectuer des achats rétrospectifs pour combler des lacunesdans les collections. La part financière accordée auxpériodiques est en général nettement plusimportante que pour les autres documents.

De quoi faut-il tenircompte ?

L'acquisition despériodiques constitue un travail délicat qui demandecohérence et continuité en vue de la constitution d'unevéritable collection.

Pourquoi cette tâcheest-elle délicate ? Plusieurs raisons à cela, unedes principales étant la situation actuelle du monde del'édition avec une multiplicité d'acteurs tels :

-quelques éditeursscientifiques exerçant un quasi monopole sur l'éditionmondiale et maîtrisant les tarifs des abonnements ;

- lesconsortiums qui défendent les intérêts desbibliothèques et le système des licences ;

- lespresses universitaires ;

- lesarchives ouvertes, les dépôts de pre-prints,... ;

- lesfournisseurs d'information telles les agences d'abonnements oudes libraires ;

les périodiques enligne,...

L'arrivée de latechnologie numérique modifie aussi considérablement ladonne, avec des avantages et des inconvénients.

Une autre difficultémajeure est le resserrement continuel des budgets des bibliothèqueset services de documentation.

Que peut faire leprofessionnel de l'information ?

Devant cette situation,que peut faire le professionnel de l'information en vue d'acquérir,de constituer et d'optimiser une collection de périodiques ?Une enquête de besoins auprès des utilisateurs s'avèreprécieuse et utile au tout début, avec, en parallèle,une évaluation du fonds des périodiques permettant d'envoir les usages et d'en combler les manques. Puis, il lui fautdéfinir des critères de sélection, connaîtreensuite les outils de repérage des périodiques etenfin, sélectionner les documents et les commander. A laréception, une vérification s'impose avantl'enregistrement.

Une bibliothèquepeut préciser ces points dans une « charte descollections » qui définit les objectifs généraux,un plan de développement des collections (PDC) avec lesobjectifs pluriannuels et budgétaires.Un service de documentation utilisera des documents budgétairesou des grilles de commandes si la rédaction d'une charte luiparait trop lourde.

Quels critères desélection définir ?

-  les publicsvisés : selon la fréquentation, l'ouverture duservice à un public interne ou externe ;

- les pratiques deconsultation et de recherche des utilisateurs ;

- le nombre detitres par discipline : répartition et cohérence àl'intérieur des disciplines ;  choix de nouveauxabonnements ;

-  les supports :définir un équilibre entre supports papier etnumérique ;

- la couverturelinguistique : selon la spécialité, le domainecouvert ; la nationalité des utilisateurs ;

- la couverturechronologique : sur un thème donné, veiller àla couverture la plus complète et pertinente possible, aussibien pour les collections papier qu'électroniques(périodicité, mise à jour) ;

- la continuitédans les collections : la politique des éditeurs, avecles rachats de titres de périodiques, déstabilise lesuivi des collections de revues ;

- l'espacealloué : selon la taille du service, les acquisitionsseront plus ou moins développées. 

Quelsoutils et procéduresd'acquisition ?

De nombreuses sourcesbibliographiques existent. Le professionnel doit les utiliser en lesrecoupant avec les suggestions des utilisateurs :bibliographies courantes ; revues spécialisées ;veille documentaire sur Internet ; catalogues d'éditeurs ;points de vue critiques spécialisés.

La gestion des périodiquesrepose sur la prise d'abonnements à des périodiquesparaissant régulièrement, dits périodiquesvivants. Des répertoires (papiers ou en ligne) permettent unesélection. Les acquisitions rétrospectives s'effectuentauprès du diffuseur du périodique si ce dernier esttoujours vivant ou auprès d'éditeurs de reprints ou demicroformes (ex. : l'Association pour la conservation et lareproduction photographique de la presse - ACRPP).

Choisiret sélectionnerdes abonnements

Le choix des abonnementsse fait en fonction du type du service de documentation ou de labibliothèque, des besoins des utilisateurs et du budgetalloué. Les outils permettant le choix et la sélectiondes abonnements sont nombreux :

- Pour les périodiquesfrançais

En sciences humaines,arts et lettres, la base de données éditée parl'Association « Ent'revues » localisée àl'IMEC (Institut Mémoires de l'EditionContemporaine): http://www.entrevues.org/

La base de donnéesdes Nouvelles messageries de la presse
parisienne (NMPP) indiqueles titres diffusés en kiosque et dans les maisons de lapresse : http://www.nmpp.fr/

L'ouvrage Revues etmagazines : guide des périodiques à l'intention desbibliothèques publiques / Annie Bethery ; Jacqueline Gascuel.(4ème éd. - Cercle de la librairie, 1997. - 409 p., 24cm. - (Collection Bibliothèques) est toujours utile, ainsique :

L'Annuaire de la presse,de la publicité et de la communication. - 111 ème éd.- Paris : Ecran publicité, 1998. -

Des sites àconsulter : Le Système universitaire de documentation(SUDOC) : http://www.sudoc.abes.fr et le Catalogue collectif deFrance (CCFr) : http://ccfr.bnf.fr

Les périodiquesétrangers

Ulrich's InternationalPeriodicals Directory est la principale source, ainsi que Magazinesfor Libraries, publiés par la société Bowker.Autres sources : PUBLIST, base de données américaineavec plus de 150 000 notices (http://www.publist.com/) et Boston SpaSerials : soit 500 000 notices du British Library DocumentSupply Center (BDLSC).

Lespériodiques en Open Access

Pour les périodiquesscientifiques, la base PubMedCentral propose l'accès àplusieurs centaines de périodiques.

Comments'abonner ?

Lenombre d'abonnements peut être très variable selon lesservices de documentation et les bibliothèques, mais laplupart font le choix d'une agence d'abonnements qui se charge depasser les commandes auprès des éditeurs. Le tempsgagné est précieux :

- l'agenceétablit un devis prévisionnel ;

- l'agenceprend les contacts nécessaires avec les éditeurs ;

- ellese charge de régler elle-même les éditeurs ;

- elle effectue lesrelances nécessaires auprès des éditeurs, etréclame les numéros manquants ;

- elle fournit deslistes thématiques de revues et donne des renseignementsdivers intéressant les utilisateurs (tarif d'abonnements,commande d'un numéro particulier) ;

- l'agenceprélève une commission de 3 % à 5 % dumontant total des abonnements ;

Labonne réception des abonnements est à contrôlerimpérativement.

Comment choisir unfournisseur d'information ?

Il faut :

- établirune liste d'agences ou de libraires et les mettre en concurrence ;

- évaluerles tarifs et les services proposés ;

- discuterle marché en fonction des services choisis ;

- veillerattentivement, une fois le marché passé, à ceque toutes les modalités du contrat soient respectées.

Quelques agences : EBSCO France :http://www-fr.ebsco.com ; Swets-Blackwell :http://www.swetsblackwell.com.

Certaines librairiesspécialisées prennent en charge les abonnements àdes périodiques, en plus des acquisitions d'ouvrages :l'avantage est d'avoir un interlocuteur unique (citons :L'Appel du livre : http://www.appeldulivre.fr/ ; LavoisierAbonnements : http://www.lavoisier.fr/ ;Librairie EMINTER(filiale de Lavoisier spécialisée en médecine) :http://www.eminter.fr

JP Accart

cop. 2009 

Lesprincipales étapes pour l'acquisition des périodiques

1. Discussion, négociation budgétaire et fixation d'un budget des acquisitions de périodiques

2. Enquête de besoins auprès des utilisateurs

3. Evaluation de la collection des périodiques (usages, manques, nouveaux abonnements, achats rétrospectifs)

4. Définition des critères de sélection

5. Consultation des sources bibliographiques (répertoires, listes, catalogues d'éditeurs, catalogues collectifs de périodiques...)

6. Etablissement d'une liste des nouvelles acquisitions et envoi pour devis auprès de différents fournisseurs d'information (agences d'abonnements, libraires)

7. Comparaison des devis fournis, choix du fournisseur, contrat et commande

8. Réception des nouveaux titres et contrôle

 

Voir : „Concortiums: optimiser ses acquisitions", Guide pratique « Les publications électroniques », Archimag, mai 2006.

Voir la Charte documentaire des acquisitions de la BnF disponible en ligne :  http://www.bnf.fr/pages/infopro/collectionspro/pdf/Charte_coll.pdf