Florence Ott est professeure en gestion de l’information à l’Université de Moncton, campus de Shippagan (UMCS) au Canada, elle vient de publier son tout dernier livre La gestion documentaire au cœur des processus d’affaires : Valider, protéger, exploiter et pérenniser l’information dans l’environnement numérique. Titulaire d’un master d’archivistique et d’un doctorat d’histoire de l’École des hautes études en sciences sociales de Paris, F. Ott dirige pendant 20 ans un centre d’archives économiques et enseigne l’archivistique privée à l’Université de Haute-Alsace.  En 2007, elle immigre au Canada. Son intérêt principal, au travers de sa vie professionnelle et de ses écrits (consultables sur Cairn.info) et également par ses interventions en entreprise, est la sauvegarde du patrimoine archivistique.

Ce livre a pour cible principale les archivistes, mais de nombreux points s’adressent également aux bibliothécaires et aux documentalistes.

Publié en avril 2021 par ISTE EDITIONS, quatre grandes parties composent l’ouvrage :

• La gestion de l’information et des données,
• La gestion des documents d’activité,
• L’évaluation et la classification,
• La pérennisation de l’information.

Après l’étude de la dématérialisation de l’information (accès, partage, protection…), ce sont les documents d’activités qui sont abordés avec leurs cycles de vie et ce que l’auteure appelle « les processus d’affaires ». La gouvernance de l’information (des données) présente un certain nombre d’enjeux : notamment avec le big data et l’open data (I). Deux normes essentielles sont ensuite détaillées : la norme 15489 pour le Records Management et la norme 30300 pour le système de gestion des documents d’activités. Suivent trois chapitres particulièrement d’actualité sur les critères et les exigences du document numérique ; la gestion des risques ; et enfin, la gestion des courriels (II). Les questions de l’évaluation (avec le calendrier de conservation des documents) et de la classification sont vues sous des prismes différents de ceux des bibliothèques, mais on retrouve quelques points communs, par rapport au processus intellectuel de la classification (III). Enfin, la dernière partie est consacrée à la pérennisation de l’information au travers l’archivage bien sûr, la conservation ou l’archivage numérique. La question des formats ou celle de l’obsolescence des supports font parties de la problématique (IV).

Très actuel dans ce qui est abordé, l’ouvrage de Florence Ott devrait intéresser les professionnels de l’information dans leur ensemble, en vue de se mettre à jour sur ces questions qui touche de près la gestion de l’information. Mais également les étudiants en gestion de l’information, ainsi que les petites entreprises qui y trouveront des idées pour la mise en place d’une politique documentaire. La pandémie avec une société de plus en plus numérique ne fait que renforcer l’obligation de savoir gérer son information.

Jean-Philippe Accart

OTT Florence, La gestion documentaire au cœur des processus d’affaires : authentifier, protéger, exploiter et pérenniser l’information dans l’environnement numérique, London : Éditions Iste-Wiley, 2021.

Traduit en anglais : Records Management at the Heart of Business Processes : Authenticate, Protect, Operate and Maintain the Information in the Digital Environment) en version imprimée et en version électronique.

https://www.istegroup.com/fr/produit/la-gestion-documentaire-au-coeur-des-processus-daffaires/.