Edito du mois

Edito n° 11, avril-juin 2004 - Ne pas trouver la bonne information

Quel coût pour l’entreprise ?

Une information incomplète, fausse ou manquante peut avoir des conséquences inattendues, surtout dans certains domaines de la recherche ou au plan économique. Des exemples ? : durant l’été 2001, un volontaire pour tester un nouveau produit inhalateur (l’hexamethonium) décède à l’hôpital John Hopkins aux Etats-Unis. Les chercheurs avaient auparavant effectué une recherche bibliographique sur PuBMeD et sur le Web pour trouver les effets secondaires liés à ce produit. Ce qu’ils ne savaient pas, c’est que PuBMed remonte à 1966 seulement et que les recherches sur l’hexamethonium ont été réalisées durant les années 1950. Ils n’ont pas non plus été consulter la base de données Toxline. Les entreprises ne sont pas épargnées, peut-être avec des effets moins graves que dans l’exemple ci-dessus. Mais les effets se font ressentir sur le plan économique quand l’information souhaitée n’arrive pas à la bonne personne au bon moment. Les causes sont connues des professionnels de la documentation : éparpillée sur l’ensemble du réseau interne ou dans des bases de données, l’information attendue – qui existe pourtant – est introuvable. Autre raison : les employés cherchent eux-mêmes sur Internet l’information dont ils ont besoin, un peu hasard, sans avoir de réelles connaissances sur la manière de chercher. Ils se contentent de résultats parfois incomplets ou non validés. Enfin, l’abondance de l’information (par la messagerie électronique, les alertes en ligne, les listes de diffusion…) est source d’erreurs, de retards dans le traitement de certains dossiers. Retrouver une information consultée il y a plusieurs mois peut faire perdre un temps précieux.
Différentes études réalisées sur ces questions (par Reuters ou the Ford Motor Company) donnent quelques chiffres qui parlent d’eux-mêmes :

• le temps consacré par un employé à chercher de l’information peut aller jusqu’à 35% ;
• ils sont satisfaits des résultats à hauteur de 50% ;
• 40 % n’arrivent pas à trouver ce qu’ils recherchent sur l’Intranet de l’entreprise ;
• la « re-création » de documents qui existent déjà peut prendre jusqu’à 90% du temps de travail d’un salarié.

Et le coût dans tout cela ? Il a été évalué en Europe à 5000 dollars par travailleur en 1999…

Les documentalistes se demandent souvent comment justifier leur fonction au sein de leur entreprise. Voici donc quelques arguments intéressants à énoncer à leur direction.

Jean-Philippe Accart

Note : cet éditorial est tiré d’un article que je recommande fortement publié sur : liens