Le dossier documentaire

Formation donnée dans le cadre de la préparation au concours de chargé d'études documentaires (CED) - Cat. A - Années 2001-2002

**(La forme du concours peut avoir changé, mais la méthodolgie du dossier documentaire reste la même)**

Définition du dossier documentaire

"Ensemble structuré d'informations de nature différente, permettant de faire le tour d'un sujet, et de disposer d'informations précises et factuelles sur ce sujet"

Dans le cadre du concours de chargé d'études documentaires (Art.4 de l'arrêté du 7/12/1998) :

"A partir de documents fournis, élaboration d'un dossier documentaire, sous forme d'un plan de classement référencé et d'une note rédigée explicitant les objectifs et l'utilisation du dossier"
"Cette épreuve permet d'évaluer les compétences des candidats, leurs capacités d'analyse, d'argumentation, de méthode et de rédaction". 

Dans quel but? 

  • Fournir une information sélectionnée,
  • pertinente et actualisée,
  • sous une forme claire et cohérente.

Pour quel utilisateur? 

C'est l'énoncé du sujet qui vous fournit la réponse (supérieur direct ou hiérarchique ; directeur administratif ; utilisateur X,...)

L'utilisateur du dossier est celui qui passe commande

Il a une connaissance plus ou moins approfondie du sujet.

Deux cas possibles :

  1. il ne connait pas le sujet :
    Le dossier doit faire le point sur les différents aspects du sujet, avoir une vue générale du contenu.

    La note doit lui fournir des éléments d'informations sur le sujet (et non pas seulement attirer son attention sur tel document particulièrement intéressant).

  2. il a une bonne connaissance du sujet : Indiquer les objectifs du dossier, l'utilisation qui peut en être faite, et mettre en évidence l'intérêt de tel ou tel document.

Les qualités d'un "bon dossier"

  • clarté,
  • simplicité,
  • sobriété,
  • mis à jour,
  • structuré,
  • compréhensible immédiatement.

-> Plus-Value <- 

Quelques conseils pratiques avant de commencer:

  • bien lire l'énoncé du sujet, le relire si nécessaire, le décortiquer afin de bien comprendre à qui s'adresse le dossier à réaliser,
  • garder le sujet bien visible en face de soi tout au long de l'épreuve,
  • en fonction du sujet, se donner une échelle de temps à respecter pour chaque partie de l'épreuve,
  • suivre la même méthode de travail que durant la préparation.

6 opérations sont à réaliser avec pour chacune un temps déterminé à fixer:

1ère opération: La Lecture documentaire

2ème opération: Le Tri des documents

3ème opération: La Sélection des documents pertinents

4ème opération: L'Indexation des documents

5ème opération: L'Elaboration d'un plan et sa rédaction

6ème opération: La Rédaction de la note

1ère opération: La Lecture documentaire

Elle permet une première approche de l'ensemble du dossier: sa composition, l'actualité des documents, leurs formes, leur typologie, etc.

Les documents fournis sont de différentes natures:

  • textes réglementaires (lois, décrets, circulaires,...)
  • jurisprudence,
  • articles de presse, de périodiques,
  • extraits de rapports,
  • statistiques,...

La lecture documentaire est également une opération de repérage des documents:

  • lecture rapide des titres et intertitres,
  • visualisation des documents essentiels: textes réglementaires et jurisprudentiels ; notes et rapports ministériels, statistiques, articles de fond,
  • repérage des dates de parutions.

2ème opération: Le Tri des Documents

Une quarantaine de documents étant fournis, il ne faudra en conserver qu'un tiers, soit une quinzaine de documents (une marge de 2 à 3 documents supplémentaires est possible si le dossier le justifie).

C'est l'opération matérielle qui permet de catégoriser les documents.

C'est un pré-classement qui peut s'opérer de la manière suivante:

  • Regroupement des documents du même type:
  • textes réglementaires, jurisprudence,
  • notes et rapports ministériels,
  • articles de fond,
  • articles de presse,
  • documents statistiques,
  • bibliographie, critique d'ouvrage,...
  • A l'intérieur de ces catégories, classement par date. Mettre en premier les plus récents.

Conseils pratiques

Pour cette opération, il est possible de procéder de cette manière

  • Répartition des documents par piles: une première pile comportera les documents non retenus (peu pertinents/au sujet ou trop anciens ; les doc. redondants ou qui reprennent les mêmes informations,...) ; une seconde, les documents indispensables (textes juridiques, articles de fond, articles présentants différents points de vue) ; la troisième pile, enfin, les documents " intermédiaires " qui seront peut-être retenus.

3ème opération: La Sélection des Documents

Après relecture du sujet, faire une sélection des 15 documents les plus pertinents:

  • les textes réglementaires essentiels, avec les décrets, les arrêtés et les circulaires,
  • les notes, rapports et bilans ministériels les plus récents,
  • les articles de fond en général provenant de périodiques sur le domaine concerné. Ils font le tour du sujet en quelques pages,
  • les articles de presse (Le Monde,Libération,Les Echos,...) qui donnent des informations complémentaires, des points de vue, des comptes rendus d'expériences,...
  • les documents statistiques (INSEE, cellules ministérielles, EUROSTAT,..) les plus récents,
  • les informations complémentaires: adresses, bibliographies,...

Les documents non retenus seront éliminés de manière à ne garder sur sa table de travail que ceux qui vont permettre de travailler, ainsi que l'énoncé du sujet.

4ème opération: L'Indexation des documents

L'indexation des documents retenus permettra de dégager les notions essentielles du contenu, afin de faciliter l'élaboration du plan.

C'est une opération longue, mais essentielle pour la bonne compréhension des documents sélectionnés. Elle permettra également de réajuster certains choix, de supprimer ou de remplacer certains documents choisis (pile n° 3).

Sur une feuille de papier, indiquer comme suit:

N° du doc. Date Type de doc. Mots-clés
Exemple:      
D9 1988 Loi RMI
Insertion pro.
Jeune etc,
  • ne pas aller jusqu'à plus de 4 à 5 termes d'indexation,
  • l'indexation est libre,
  • indexer avec les termes que vous avez l'habitude d'utiliser dans votre centre de documentation.

Une fois l'ensemble des documents indexés, contrôler le travail effectué.

Ainsi, sur une page, vous avez une vue d'ensemble de votre futur dossier, avec le numéro, la date, le type et l'indexation des documents retenus:

le plan peut alors être élaboré

5ème opération: L'Elaboration du plan référencé

Après l'indexation, vous avez maintenant une bonne connaissance des documents.

Les mots-clés principaux vont être utilisés pour élaborer le plan: des thèmes et des sous-thèmes se dégagent et permettent de concevoir une problématique intéressante pour votre lecteur, futur utilisateur du dossier.

Par exemple, par rapport à une question de société donnée, deux parties vont en décliner les problèmes posés (I) et les solutions apportées (II). Les mots-clés secondaires serviront à rédiger les sous-parties.

Les documents seront répartis à l'intérieur du plan en fonction de leur intérêt.

  • il doit être structuré et ne pas aller au-delà de trois niveaux de spécificité:
    Exemple:

    1- Titre de la 1ère partie (1er niveau)
    1.1 - Titre de la 1ère sous-partie (2è niveau)
    1.2 - Titre de la 2ème sous-partie (2è niveau)
    1.21 - (3ème niveau)
    1.22 - (3ème niveau)
    1.221 - (4ème niveau) = à éviter !
    2- Titre de la 2ème partie
    etc,...

  • il doit comprendre 2 ou 3 parties (pas plus) 
  • les intitulés doivent être simples et informatifs pour votre utilisateur:
    Exemple:

    I - La politique de la ville: contexte juridique
    II - La politique de la ville: approche sociologique

Le référencement des documents

Aucune norme n'est exigée. L'important est que les documents soient référencés de façon claire et harmonisée, sans omettre d'éléments indispensables à leur description. Utiliser pour cette opération les normes bibliographiques classiques.

Attention: bien indiquer la date de publication du J.O. Si le document cité n'est pas publié (exemple: circulaire), indiquer "non publié" entre crochets.

Le numéro du document doit être indiqué à la fin de la référence bibliographique, entre parenthèses.

Exemples:

- Arrêté du 23 nov. 1994 modifiant l'arrêté du 30 juin 1979 relatif au calcul de l'aide personnalisée au logement. Journal Officiel, 27 nov. 1994, p. 16831 (document n°15)
- Circulaire n°DSS/AAF/A1/94/85 du 22 nov. 1994 relative à l'expérimentation du chèque service (Non publié), (document n°7)

 

6ème opération: La rédaction de la note

  • C'est un mode d'emploi du dossier,
  • Elle explique ce qu'il y a dans le dossier et comment l'utiliser,
  • C'est une note de présentation du dossier qui précise les objectifs et le contexte d'utilisation,
  • Elle renvoie aux documents-clés du dossier en attirant l'attention du lecteur sur tel ou tel document particulièrement intéressant (article de synthèse, bilan, etc)

Il n'est pas possible de découper un document: si dans un document de 4 pages, seul un chapitre est intéressant, référencer l'ensemble du document dans le plan de classement. En revanche, dans la note, attirer l'attention sur la partie pertinente du document.

  • la note n'est pas un résumé du dossier,
  • pas d'avis sur le sujet,
  • ne pas indiquer les documents non retenus,
  • prévoir une "phrase de précaution" à la fin de la note indiquant qu'il s'agit d'une sélection de documents sur le sujet, que le dossier ne présente en aucun cas l'exhaustivité de la littérature. Indiquer également que l'on se tient à disposition du commanditaire pour toute information complémentaire.
Exemple:

"J'attire votre attention sur le fait que ce dossier présente une sélection de documents. Il ne reflète en aucun cas l'exhaustivité de la littérature sur ....
En espérant avoir répondu à votre attente, je me tiens à votre disposition pour toute information complémentaire".

La forme de la note

Deux cas possibles:

1) Note à un utilisateur administratif (directeur, personnel d'un autre service administratif)

Exemple:

"Note à l'attention de Monsieur Dupont, directeur du service du personnel

Objet: dossier d'information sur l'évolution des métiers de la documentation
Date:


Cette note exclut toute formule de politesse.

2) Note à un utilisateur privé

Commencer la note par: "Madame" ou " Monsieur"
Conclure la note par une formule de politesse.

 

Bibliographie

1.   Les Professeurs documentalistes / coord. par Sylvie Devis-Duclos. - Orléans: CRDP de l'académie d'Orléans-Tours, 2006.

2. Préparer le CAPES externe de documentation/ Brigitte Bacconnier, Jacqueline Dussolin, Isabelle Fructus, Robert Martin, Gilles Perrin, Anna Vicente; préf. de Ghislaine Chartron. - Paris: ADBS Éditions: FADBEN, 2006.

3.          Réussir l'épreuve de dossier documentaire au CAPES de documentation et aux concours de chargé d'études documentaires  / Mireille Lamouroux, Françoise Quaire, Clotilde Vaissaire.- Paris : ADBS Editions, 2001.- 114 p.- (Collection Sciences de l'information. Série Etudes et techniques).- Bibliogr.- ISBN 2-84365-046-1.

4. PAULME B., Les Concours des bibliothèques et de la documentation, 6e éd., Paris, Centre de documentation des bibliothèques de la Ville de Paris, 2000.

 

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